Auftragsbearbeitung – Bestellwesen – Warenwirtschaft – PPS-System: Für alle Module ab dem Basis-Modul wurde die ERP-Software easyWinArt um die wichtige Funktionalität der Beleg-Serien erweitert.
Ein üblicher Anwendungsfall für Beleg-Serien sind wiederkehrende Service-Rechnungen für Wartungsverträge. Beispiel: Am ersten Tag eines jeden Quartals soll eine neue Service-Rechnung generiert werden.
- Grundsätzlich können in easyWinArt Beleg-Serien für fast alle Belegtypen (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Anfragen, Bestellungen usw.) in der neuen Registerkarte ‘Beleg-Serien-Daten‘ definiert werden. Jeder Nicht-Serien-Beleg kann über das Icon ‘Erstellen einer neuen Beleg-Serie …‘ in einen Referenz-Beleg einer neuen Beleg-Serie umgewandelt werden. Dabei wird festgelegt, an welchem Tag im Monat alle x Monate ein neuer Beleg generiert werden soll. Das nächste Serien-Fälligkeits-Datum wird dabei automatisch errechnet und kann auch manuell auf ein beliebiges Datum geändert werden.
- Über das Icon ‘Neuen Serien-Beleg für die aktuelle Beleg-Serie als Kopie des Serien-Referenz-Beleges erstellen‘ kann jederzeit für die jeweilige Beleg-Serie auch manuell ein neuer Beleg generiert werden.
- Alle Belege einer beliebigen Beleg-Serie werden in tabellarischer Form angezeigt und durch Doppelklick kann direkt ein Beleg einer Beleg-Serie aufgerufen werden.
- Auch nachträglich kann jeder Beleg einer bestehenden Beleg-Serie in einen Serien-Referenz-Beleg umgewandelt werden.
- Über das Icon ‘Aktuelle Beleg-Serie erledigen oder reaktivieren‘ kann jede Beleg-Serie erledigt werden. Erledigte Beleg-Serie können auch wieder reaktiviert werden.
- Jede Beleg-Serie wird durch eine Beleg-Serien-ID identifiziert und jeder Beleg der Beleg-Serie hat eine laufende Nummer.
- Alle Belege von Beleg-Serien sind nicht nur über die Registerkarte ‘Beleg-Serien-Daten‘ identifizierbar. Sie haben die Kennung ‘Serie‘ oberhalb des Beleg-Status. Ansonsten sind es ganz normale Belege, die wie jeder andere Beleg bearbeitet werden. Es können Positionen ergänzt oder geändert werden. Pushen, drucken, kopieren …. alles ist möglich.
- Auch für erledigte und gesperrte Belege können die Beleg-Serien-Daten geändert werden: Neuer Referenz-Beleg, Umdefinition der Serienparameter und Erledigung.
WICHTIG: Beleg-Serien können nur von Anwendern mit der Berechtigung ‘Beleg-Serien-Anwender mit Meldung bei fälliger Beleg-Serie‘ bearbeitet werden.
Im Rahmen der Beleg-Serien wurden dem Haupt-Menü ‘Vorgänge‘ die nachfolgenden Unter-Menüpunkte hinzugefügt:
- Kommissionen
- Beleg-Serien
- Ergänzungen
Im Unter-Menü ‘Beleg-Serien’ wurden nachfolgende neuen Menüfunktionen hinzugefügt:
- VorBsL → Beleg-Serien-Lauf → Neue Belege für alle fälligen Beleg-Serien generieren
- VorBsF → Alle fälligen Beleg-Serien → Referenz-Belege aller fälligen Beleg-Serien
- VorBsO → Alle offenen Beleg-Serien → Referenz-Belege aller offenen Beleg-Serien
- VorBsA → Alle Beleg-Serien → Referenz-Belege aller Beleg-Serien
Die Menüfunktion ‘Beleg-Serien-Lauf’ befindet sich zur Zeit noch in der Realisierung und wird in Kürze freigegeben.