Die ERP-Software easyWinArt wurde um einen neuen Mandanten-Konfigurations-Schalter im Basis-Register erweitert:
Nur wenn dieser Konfigurations-Schalter gesetzt wird, wird das Sonder-Passwort des ewa-Datenbank-Users beim Aufruf diverser besonders sensibler Menüfunktionen abgefragt, z.B. bei den Menüfunktionen ‘Start-Konfiguration‘, ‘Mandanten-Verwaltung‘ und ‘Mandanten-Konfiguration‘.
Die Warenwirtschaft (WAWI) des ERP-Systems easyWinArt wurde in der Menüfunktion ‘Barverkauf‘ erweitert:
Es wurde eine neue Registerkarte ‘Artikel-Langbezeichnung‘ hinzugefügt. Dort wird die Langbezeichnung eines verkauften Artikels angezeigt.
Die Langbezeichnung kann auch in der Barverkaufs-Position geändert oder erweitert werden.
Im Standard-Druckformular ‘→ Barverkaufs-Beleg’ wird die Artikel-Langbezeichnung nicht mit ausgedruckt, sie kann jedoch leicht in ein kundenspezifisches Druckformular eingebaut werden.
Für die Auftragsabwicklung, die Warenwirtschaft und das PPS-System der ERP-Software easyWinArt wurde das CRM-Modul erweitert.
An beliebige Objekte beliebiger Menüfunktionen (Datensätze einer Suchliste) können beliebig viele E-Mails aus Microsoft Outlook angehängt werden.
Alle Menüfunktionen mit Suchliste haben in der oberen Toolbar zwei neue Toolbar-Buttons
Ein Mausklick auf den Toolbar-Button ‘Neuer E-Mail-Import für den aktuellen Datensatz‘ oder die Tastenkombination ‘Strg+N’ genügt und es öffnet sich ein Auswahlfenster ‘Neuer E-Mail-Import für …‘, in dem alle E-Mails des Posteingangs angezeigt werden.
Wenn auf Ihrem Rechner kein Microsoft Outlook installiert ist, erfolgt eine Fehlermeldung. Wenn Sie sehr viele E-Mails in Ihrem Outlook-Posteingang haben, kann es länger dauern, bis das Auswahlfenster erscheint (… bitte Posteingang aufräumen). Je nach Einstellung Ihrer Outlook-Installation erscheint eventuell eine Sicherheits-Aufforderung von Outlook, einen Zugriff für 1 Minute zu gewähren. Setzen Sie das Häkchen und klicken Sie danach auf ‘Erteilen’.
Im E-Mail-Import-Auswahlfenster können Sie ein- oder mehrere E-Mails anhaken und automatisch in die neue Menüfunktion
übernehmen. Im Mail-Archiv werden sie durch das Import-Häkchen gekennzeichnet und können somit leicht von selbst verschickten E-Mails unterschieden werden. Importierte E-Mail-Anhänge werden automatisch ins DMS-Archiv übernommen. Im Mail-Archiv wird auf den Datensatz der Menüfunktion verwiesen, für den der E-Mail-Import durchgeführt wurde. Schon im E-Mail-Import-Auswahlfenster können alle vordefinierten DMS-Benennungen und Stichworte verändert und erweitert werden sowie DMS-Kategorien hinzugefügt werden.
WICHTIG: Auch die Original-Maildatei (MSG-Datei) wird wie ein Mail-Anhang dem DMS-Archiv hinzugefügt. Auf diese Weise gehen keine Informationen der Original-E-Mail verloren.
Die Auftragsbearbeitung der ERP-Software easyWinArt wurde in der Kreditlimit-Funktionalität überarbeitet.
Das Eskalations-Kreditlimit ist nun nicht mehr das Ersatz-Kreditlimit für Kunden, die kein Kreditlimit haben.
Neue Kreditlimit-Logik:
Das Eskalations-Kreditlimit ist somit ein additiver Wert zum kundenspezifischen Kreditlimit. Eine Überschreitung wird besonders hervorgehoben.
Das Customer Relationship Management (CRM-Modul) der ERP-Software easyWinArt wurde um ein E-Mail-Archiv erweitert:
Alle aus easyWinArt verschickten E-Mails können inklusive aller an der jeweiligen E-Mail angehängten Dokumente automatisch archiviert werden!
Zur Aktivierung der neuen Funktionalitäten wurde die Mandanten-Konfiguration erweitert:
Das E-Mail Erfassungsformular, welches bei jedem E-Mail-Versand geöffnet wird (z.B. E-Mail-Button in der Druck-Auswahl), wurde um ein Lesebestätigungs-Häkchen erweitert und erlaubt im neuen Register ‘DMS-Parameter für Anhänge‘ die Erfassung einer DMS-Benennung, beliebiger Stichworte sowie ein- oder mehrerer DMS-Kategorien. Darüber hinaus können eine Adresse und ein Artikel zugewiesen werden. Je nach Menüfunktion, aus der die E-Mail verschickt wird, werden gewisse DMS-Parameter automatisch vorbelegt. Das E-Mail Erfassungsformular hat nach wie vor viele weitere Funktionalitäten, siehe z.B. 15.03.2012 E-Mail-Versand aus easyWinArt und 21.03.2012 To… Cc… Bcc… Optimierung des E-Mail-Versands.
Die neue Menüfunktion
dient der Anzeige aller aus easyWinArt verschickten E-Mails. Diverse Suchkriterien erlauben eine unkomplizierte und schnelle E-Mail-Recherche. Alle relevanten Daten sind übersichtlich dargestellt. Hat eine E-Mail eine zugewiesene Adresse oder einen zugewiesenen Artikel, so können diese per Mausklick in der Adress- oder Artikelverwaltung angezeigt werden. Wichtiger ist jedoch die Funktionalität, direkt aus dem Mail-Archiv den Datensatz in der Menüfunktion anzuzeigen, von dem die E-Mail verschickt wurde. Wird z.B. ein Angebot per E-Mail verschickt, so kann aus dem Mail-Archiv heraus direkt das Angebot aufgerufen werden.
Die Menüfunktionen ‘Vorgangs-Belege’, ‘Alle Adressen’, ‘Ansprechpartner’, ‘Artikel’ und ‘Service-Leitungen’ wurde jeweils um die Registerkarte ‘E-Mails des aktuellen Datensatzes‘ erweitert. Hier sehen Sie auf einen Blick in tabellarischer Form, welche E-Mails z.B. vom jeweiligen Angebot verschickt wurden. Auch hier gibt es natürlich die in easyWinArt übliche Doppelklick-Querverweis-Funktionalität.
Auch die neue Menüfunktion ‘Mail-Archiv’ hat, wie fast alle easyWinArt-Menüfunktionen, ein Register ‘Dokumenten-Management‘. Hier werden alle beim E-Mail-Versand an der E-Mail angehängten Dokumente angezeigt. Sie werden beim E-Mail-Versand automatisch in das easyWinArt-Dokumenten-Management (DMS-Archiv) gespeichert und mit dem Mail-Archiv-Datensatz verknüpft. Dabei werden auch die DMS-Parameter des E-Mail Erfassungsformulars inklusive der Kategorien mit übertragen.
Für Vorgangs-Belege gibt es noch eine Besonderheit: Wird der Mandanten-Konfigurations-Schalter ‘E-Mail-Anhänge automatisch verweisen‘ gesetzt, so werden z.B. beim E-Mail-Versand eines Angebotes alle E-Mail-Anhänge sowohl ins DMS-Archiv des Angebotes, als auch ins DMS-Archiv des Mail-Archiv-Eintrages abgelegt. Dabei werden die Anhang-Dateien nicht doppelt gespeichert, sondern nur doppelt verwiesen, jede Datei ist also physikalisch nur einmal vorhanden, aber mit beiden Datensätzen verknüpft.
E-Mail-Anhänge des Mail-Archivs können (im DMS-Archiv) nicht gelöscht und nicht verändert werden.
Die Mail-Archiv-Einträge selbst können nur dann gelöscht werden, wenn der Mandanten-Konfigurations-Schalter ‘Die E-Mail-Archiv-Protokollierung ist löschbar‘ gesetzt wurde und man ‘Alle E-Mails des verwiesenen Datensatzes‘ anzeigt. In diesem Falle werden auch die E-Mail-Anhänge mit gelöscht, sofern sie nicht mehrfach verwiesen sind.
Ab sofort wird für den Support zur ERP-Software easyWinArt die neue Version 3.0 der Fernwartungs-Software verwendet.
Als Fernwartungs-Software dient die Software Ammyy v3 der Firma Ammyy Inc.
Die Fernwartung kann in der easyWinArt-Software über den Menüpunkt ‘Hilfe –> Fernwartung’ aufgerufen werden. Sofern die Programmdatei nicht bereits vorliegt, wird diese automatisch heruntergeladen.
Die Auftragsbearbeitung der ERP-Software easyWinArt erhält eine neue Funktionalität zur Verwaltung und Berücksichtigung von vorgegebenen Verkauf-Kreditlimits.
Für jeden Kunden kann im Register ‘Buchhaltung’ ein Kreditlimit vorgegeben werden.
Die Kreditlimit-Funktionalität wird über den Mandanten-Konfigurations-Schalter ‘Kreditlimit aktivieren‘ eingeschaltet. Zusätzlich kann im Register ‘Belege’ der Mandanten-Konfiguration ein Eskalations-Kreditlimit in Kombination mit einem Eskalations-Text eingestellt werden.
Bei der Prüfung des Kreditlimits wird der bestehende Kredit aus den Nettosummen nachfolgender Belege gebildet.
Die Gutschriften werden abgezogen. A’Konto-Rechnungen und Vorab-Rechnungen werden nicht berücksichtigt.
Bei von der Stammwährung abweichenden Belegwährungen werden die jeweiligen Nettosummen in Stammwährung umgerechnet.
Das Kreditlimit muss nur dann am Kunden eingetragen werden, wenn es kleiner als das Eskalations-Kreditlimit ist, d.h. bei nicht vorhandenem Kunden-Kreditlimit wird das Eskalations-Kreditlimit zur Prüfung des Kreditlimits herangezogen.
Das Kreditlimit wird bei folgenden Aktionen überprüft:
Wird das Kreditlimit überschritten, so wird dies mit einer entsprechenden Hinweis-Meldung angezeigt. Wird diese mit ‘Nein’ bestätigt, so wird die jeweilige Aktion abgebrochen. Ist das Eskalations-Kreditlimit wirksam, so wird der Eskalations-Text an den Anfang der Hinweis-Meldung gesetzt.
Die Belegverwaltung wurde um ein neues Feld ‘Keine Kreditlimit-Berücksichtigung‘ erweitert. Wird dieses an einem Beleg gesetzt, so wird dieser Beleg bei der Prüfung des Kreditlimits nicht berücksichtigt.
Der elektronische Datenaustausch mit Lagerdienstleistern im ERP-System easyWinArt wurde erweitert um den neuen, serverbasierenden Scheduler-Task ‘Lager-Dienstleister‘ für das KOMSA-Protokoll.
Zeitgesteuert, z.B. jede Nacht, werden alle vom Lagerdienstleister ausgelieferten Aufträge automatisch ins easyWinArt zurückgemeldet und optisch durch ein ‘Geliefert’-Symbol (LKW) gekennzeichnet.
Für den Fall, dass die ausgelieferten Artikel seriennummernfähig sind, werden automatisch ebenfalls alle Seriennummern übertragen.
Die Warenwirtschaft der ERP- und PPS-Software easyWinArt wurde um Artikel-Bilder für alle easyWinArt-Web-Shops erweitert.
Im Register ‘Artikel’ der Mandanten-Konfiguration kann ein ‘Verzeichnis für Artikel-Bilder‘ hinterlegt werden.
Grundsätzlich ist es möglich, an jeden Datensatz einer easyWinArt-Suchliste einer beliebigen Menüfunktionen jeweils bis zu 5 Bilder zu hinterlegen, z.B. an Adressen, Ansprechpartnern, Anwendern, Belegen und auch an Artikeln.
Für Artikel wurde die Funktion ‘Strg+B Bildverarbeitung‘ um einen ‘Web-Shop-Export‘ erweitert. Für alle anderen Menüfunktionen hat die Bildverarbeitung nach wie vor die bisherige Funktionalität.
Für alle Artikel mit Web-Shop-Kennzeichen werden alle verwalteten Artikel-Bilder automatisch in das ‘Verzeichnis für Artikel-Bilder‘ als Bild-Datei im jpg-Format gespeichert. Das erste Bild bekommt den Dateinamen Artikelnummer.jpg, das zweite Bild den Dateinamen Artikelnummer-2.jpg, ….. bis zum 5-ten Bild mit dem Dateinamen Artikelnummer-5.jpg.
Wird ein Artikel-Bild geändert, so wir auch die Bild-Datei überschrieben, wird ein Artikel-Bild gelöscht, so wir auch die Bild-Datei gelöscht.
Die neue Funktionalität ermöglicht eine noch bessere Integration der easyWinArt-Web-Shops.
Die ERP-Software easyWinArt erhält eine neue Menüfunktion
zur Verwaltung von zentralen Druck-Sprachtexten für Formulare und Listen.
Mandantenübergreifend können kundenspezifische Druck-Sprachtexte in der System-Sprache eingestellt werden. Für alle in der Menüfunktion ‘Sprach-Kennzeichen‘ vorgegebenen Sprachen können Übersetzungen der Druck-Sprachtexte verwaltet werden.
Gegenüber den mandantenspezifischen Druck-Sprachtexten haben die Mandantenübergreifenden den Vorteil, dass sie für alle Mandanten gültig sind und nicht pro Mandant gepflegt werden müssen.
Die mandantenspezifischen Druck-Sprachtexte werden in Reports und Listen über die easyWinArt-Funktion EwaDruckText(Textnummer) gezogen.
Die mandantenübergreifenden zentralen Druck-Sprachtexte werden in Reports und Listen über die easyWinArt-Funktion EwaDruckTextZentral(Textnummer) gezogen.
Die Warenwirtschaft der ERP-Software easyWinArt wurde um mehrere Funktionen zum elektronischen Datenaustausch mit Lagerdienstleistern erweitert.
easyWinArt-Kunden, die kein eigenes Lager unterhalten, sondern Lager und Versand über einen externen Lagerdienstleister abwickeln, können Ihre Geschäftsprozesse mit den neuen Funktionalitäten optimieren.
Der externe Lagerdienstleister wird in der Adressverwaltung im Register ‘Electronic-Data-Interchange (EDI)‘ durch Angabe des ‘EDI-Verfahrens für Lager-Dienstleister‘ festgelegt. Zurzeit wird nur das Verfahren ‘KOMSA’ der Firma KOMSA Kommunikation Sachsen AG unterstützt. Für den elektronischen Datenaustausch müssen zusätzlich die Felder ‘EDI-Partner-Kennung‘, ‘EDI-FTP-Server‘, ‘EDI-FTP-Benutzername‘ und ‘EDI-FTP-Passwort‘ mit den persönlichen Zugangsdaten gefüllt werden.
Der Geschäftsprozess hat nachfolgenden Ablauf:
Im easyWinArt wird ein Kunden-Auftrag eingestellt mit ein oder mehreren Positionen, deren Artikel im externen Lager verwaltet werden. Der Kunden-Auftrag kann auch automatisch aus einem Webshop eingelesen werden. Durch Klick auf den Toolbar-Button ‘Rechnung erstellen und Ausgangs-Lieferung erstellen …’ wird ein verknüpfter Lieferschein und eine verknüpfte Rechnung erzeugt und angezeigt. Ein Klick auf den neuen Druck-Button ‘EDI-Lager = Versand über Lagerdienstleister per EDI‘ reicht aus, dem Lagerdienstleister eine XML-Datei elektronisch zu übermitteln, in der alle Versand-Informationen enthalten sind. Parallel wird dem Lagerdienstleister automatisch der Lieferschein und die Rechnung im PDF-Format übertragen, damit diese den zu versendenden Artikeln beigelegt werden können. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Sekunden.
Geplante Erweiterung:
Nachdem der Lagerdienstleister den Versand ausgeführt hat, stellt er eine Versand-Bestätigung auf seinem FTP-Verzeichnis bereit. Auch diese wird in einstellbaren Zeitintervallen automatisch über einen serverbasierenden Scheduler-Task ins easyWinArt-System übernommen. Dabei werden auch die Seriennummern aller ausgelieferten Artikel übertragen und in den Rechnungspositionen abgespeichert. Über eine entsprechende Suchfunktion kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Artikel mit welchen Seriennummern welcher Kunde zu welchem Zeitpunkt bekommen hat.
Die Auftragsbearbeitung der ERP-Software easyWinArt wurde um 3 neue Zahlungsarten erweitert:
Mittels der neuen Zahlungsarten kann die Art der Zahlung genauer differenziert werden. Dies ist z.B. für die Übertragung von Bestellungen aus einem Webshop in die Beleg-Verwaltung von easyWinArt wichtig. Bei den Zahlungen selbst wird für die neuen Zahlungsarten dieselbe Logik wir für die Zahlungart ‘Rechnung‘ verwendet.
Die ERP-Software easyWinArt wurde um ein neues Druck-Formular ‘Barverkaufs-Beleg‘ in den beiden Menü-Funktionen ‘Barverkauf‘ und ‘Barverkaufs-Belege‘ erweitert.
Mit dem neuen Druck-Formular kann ein Beleg für einen Barverkauf ausgedruckt werden. Der Ausdruck ähnelt vom Aufbau einer normalen Rechnung. Je nach Barverkauf wird er anonym mit der Angabe ‘BARVERKAUF’ oder mit Angabe der Kunden-Adresse ausgegeben. Die Preise werden entprechend der Kasseneinstellung ‘bruttopreis-orientiert’ oder ‘nettopreis-orientiert’ angegeben. Natürlich können mit dem Report-Designer auch eigene wunschgemäße Druck-Formulare erstellt oder das Vorhandene abgeändert werden.
Die Funktion zum Ausdruck eines typischen Kassenbons ist noch in der Planung und wird zukünftig realisiert.
Die Auftragsabwicklung des ERP-Systems easyWinArt wurde für das Modul ‘Warenwirtschaft’ um neue Funktionalitäten für den Barverkauf erweitert.
Neue Menüfunktionen:
Neuer Mandanten-Konfigurations-Schalter:
Erweiterungen in vorhandenen Menüfunktionen:
Der easyWinArt-Barverkauf ist multi-kassenfähig, d.h. es können ein oder mehrere Barverkaufs-Kassen gleichzeitig betrieben werden. Der Barverkauf erfolgt über die Menüfunktion ‘Barverkauf‘ und kann für jede Kasse brutto- oder nettopreis-orientiert durchgeführt werden. Beim Barverkauf von lagerfähigen Artikeln werden in Abhängigkeit von der Mandanten-Konfiguration automatische Lagerbuchungen durchgeführt.
Für jede Barverkaufs-Kasse wird der Kassenbestand automatisch gepflegt. Darüber werden pro Barverkaufs-Kasse der Lagerort und das Magazin für die automatischen Lagerbuchungen vordefiniert.
Bei jedem Barverkauf erfolgt eine automatische Mehrwertsteuer-Findung, eine automatische Artikel-Preisfindung (z.B. Staffelpreise) und eine automatische FIBU-Kontenfindung. In einem Barverkauf können bis zu 3 unterschiedliche Mehrwertsteuer-Sätze verarbeitet werden.
Der Barverkauf hat einen eigenen Barverkaufs-Beleg-Nummernkreis, der auch über mehrere Barverkaufs-Kassen hinweg eindeutig ist.
Jeder Barverkauf erfolgt anonym, optional können jedoch auch Adressdaten gezogen oder auch ohne hinterlegte Adresse eingestellt werden. Zusätzlich wird der Verkaufs-Zeitpunkt sekundengenau abgespeichert. Die Anzahl der Verkaufspositionen pro Verkaufsbeleg ist nicht begrenzt. Neben Artikel-Positionen sind auch manuelle Positionen möglich. Ebenso sind Positionen ohne Wert zulässig, die für lagerfähige Artikel dennoch eine automatische Lagerbuchung verursachen.
Durch den Barverkauf verursachte Lagerbuchungen werden im Lagerjournal besonders gekennzeichnet. Darüber hinaus wird im Lagerjournal der Barverkaufs-Beleg und der Barverkaufs-Zeitpunkt protokolliert. Per Klick kann direkt auf den Barverkaufs-Beleg gewechselt werden.
Weitere Funktionen des Barverkaufs im Überblick:
Die Basis-Software der ERP-Software easyWinArt wurde in der Mandanten-Konfiguration um 2 neue Konfigurationsschalter erweitert.
In der Konfiguration für den E-Mail-Versand lässt sich jetzt die SSL-Verschlüsselung für den E-Mail-Versand aktivieren. Weiterhin kann der Port angegeben werden, über den die E-Mail-Konfiguration erfolgen soll. Wird die SSL-Verschlüsselung aktiviert, so wird zunächst der entsprechende Standard-Port 587 eingetragen. Der Standard-Port ohne Verschlüsselung ist 25. Es lässt sich aber auch individuell jeder beliebige Port einstellen.
easyWinArt unterstützt an dieser Stelle entsprechend den durch Microsoft vorgegebenen Möglichkeiten explizites SSL, d.h. die Verbindung wird zunächst über Port 25 aufgebaut und erst dann wird auf SSL-Verschlüsselung umgeschaltet (in der Regel über Port 587). Diese Methode wird oft als STARTTLS bezeichnet.
Folgende Verweis-Menüfunktionen der ERP-Software easyWinArt wurden verbessert bzw. erweitert:
Es werden nur noch genau die Belege angezeigt, die entsprechend ihrem Belegdatum in den jeweiligen Monat bzw. in das jeweilige Jahr gehören. Weiterhin wurde die SQL-Logik der Suchkriterien verfeinert.