Mythos ERP-System

Effiziente Abläufe sind für den Erfolg von Unternehmen entscheidend, unabhängig von ihrer Größe. In diesem Interview spricht Lars Kempa, Teamleiter CustomerCare und Consulting & Prokurist bei der IT-Easy GmbH über die Bedeutung von ERP-Systemen für kleine Unternehmen und warum sie eine wichtige Rolle bei der Optimierung von Prozessen spielen können.

Warum glauben viele Geschäftsführer und Entscheidungsträger, dass ein ERP-System nichts für sie ist?

Die Vorstellung, dass ERP-Systeme nur etwas für große Unternehmen sind, ist weit verbreitet. Dies liegt oft daran, dass der Begriff “ERP” mit großen Playern wie SAP assoziiert wird und das “E” in ERP für “Enterprise” steht. Es entsteht der Eindruck, dass diese Systeme nur für Großkonzerne geeignet sind. Das ist jedoch ein Missverständnis.

Zunächst einmal ist es wichtig zu betonen, dass es neben den großen ERP-Systemen auch zahlreiche kleinere Systeme gibt, die speziell für den Mittelstand, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oder sogar Kleinstunternehmen entwickelt wurden. Gerade in Deutschland gibt es diverse Systeme, die in vollem Umfang den europäischen Datenschutznormen entsprechen und für Unternehmen jeder Größe bezahlbar sind.

Gibt es spezielle Herausforderungen, denen sich kleine Unternehmen gegenübersehen, die kein ERP-System nutzen?

Ja, definitiv. Die Tatsache, dass die Digitalisierung in Deutschland noch viele Herausforderungen vor sich hat, zeigt sich meiner Meinung nach in der Arbeitsweise vieler kleinerer Betriebe. Gerade in Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern wurden im Laufe der Jahre Prozesse entwickelt und definiert, ohne dass man sich dessen wirklich bewusst ist. Ein Schlüsselbestandteil dieser Prozesse ist oft das Microsoft-Produkt Excel. Unzählige solcher Dateien, die auf vielfältige Weise miteinander verknüpft sind, ergeben am Ende so etwas wie ein ERP-System. Rechnungen werden in Word geschrieben, und die Rechnungsnummern werden in einer Excel-Datei verfolgt, um einen fortlaufenden Nummernkreis sicherzustellen. Falls es nicht Excel ist, wurde vielleicht vor Jahren etwas in Access programmiert, auf dem die aktuellen Firmenprozesse beruhen. In vielen Fällen sind die ursprünglichen “Schöpfer” dieser Excel-Strukturen oder Access-Programmierungen jedoch längst nicht mehr im Unternehmen tätig.

Was raten Sie kleinen Unternehmen, die bisher auf Excel und Word setzen?

Sollte sich ein Unternehmer in einer solchen Situation wiedererkennen, könnte es sinnvoll sein, sich mit der Idee eines ERP-Systems auseinanderzusetzen. Letztendlich verknüpft ein ERP-System die losen Enden Ihres Unternehmens: Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Zeiterfassung der Mitarbeiter, Buchhaltung und vieles mehr. All diese Bereiche eines Unternehmens beeinflussen sich teilweise gegenseitig. Und genau das ist es, was ein ERP-System auszeichnet: Es schafft Verbindungen zwischen Abteilungen und Geschäftsbereichen. Und gerade kleine Unternehmen benötigen diese Verbindungen genauso dringend wie große Konzerne, wenn nicht sogar mehr. Insbesondere in kleineren Betrieben kann der krankheitsbedingte Ausfall bestimmter Mitarbeiter zu einem echten Problem werden. Wenn kein standardisiertes System vorhanden ist, das klar regelt, wo Informationen zu finden sind und welche Prozesse automatisiert werden können, wird dieses Problem noch drängender. Hier können ERP-Systeme wirklich helfen!

Am Ende haben Tools wie Excel und Word in ihren jeweiligen Anwendungsbereichen sicherlich ihre Berechtigung. Es ist jedoch sinnvoll zu überlegen, ob diese Tools das softwarebasierte Rückgrat Ihres Unternehmens sein sollten oder ob ein speziell dafür entwickeltes System die bessere Wahl ist. Oder würden Sie einen Klempner Ihre Stromleitungen verlegen lassen?

Praxis-Tipp // Der Excel-Datenexport im Detail

Wussten Sie schon, dass Sie Ihre easyWinArt Suchlisten exportieren können? – Sie haben die Möglichkeit, eine Excel-Datei an einem Ort Ihrer Wahl zu speichern oder die Liste direkt in Excel zu öffnen (sofern Excel auf Ihrem Server oder Rechner installiert ist).

  • Standardmäßig werden die individuellen Spalteneinstellungen exportiert. Falls Sie jedoch alle verfügbaren Spalten des Systems exportieren möchten, genügt ein Klick auf “alle Spalten exportieren”.
  • Mit der Auswahl „Textumbruch“, „angepasste Zellenhöhe“ und Spaltenbreite der Suchleiste bietet Ihnen easyWinArt einen komfortablen und optimierten Export zur besseren Visualisierung in Excel.
  • Besonders für Programmierer und Entwickler interessant: Die Möglichkeit die “GUID”-Spalte zu exportieren. GUID steht für „Global Unique Identifier“ und ist eine eindeutige Datenbankkennung, die insbesondere bei technischen Anforderungen von großem Nutzen ist.

Add-ons, die Ihr Steuerberater lieben wird!

easyWinArt-Add-ons im Fokus #001

Immer wieder stellen wir fest, dass Kunden deutlich mehr Nutzen aus Ihrem ERP System easyWinArt ziehen könnten. Den meisten Anwendern ist gar nicht bewusst, welche Möglichkeiten ihr ERP-System bereit hält, und welche Arbeitserleichterung easyWinArt bietet. Über 40 Funktionen können zusätzlich zur Commerce / Warehouse oder auch zur Production-Edition hinzugebucht werden. Das ein oder andere Add-on passt wahrscheinlich auch zu Ihrem Unternehmen und vereinfacht Ihnen einen bestimmten Arbeitsprozess. Künftig werden wir diese Add-ons hier im Detail beleuchten.

Schnittstellen zu “DATEV-Finanzbuchhaltung” und zu „Unternehmen-Online“

“DATEV-Finanzbuchhaltung” und “Unternehmen-Online” sind Bestandteile der Softwarelösung DATEV der DATEV eG. Sie wurden entwickelt, um Unternehmen bei ihrer Buchführung, Finanzbuchhaltung und anderen betriebswirtschaftlichen Aufgaben zu unterstützen. Die Software bietet eine cloudbasierte Plattform, auf der Unternehmen und ihre Steuerberater effizient zusammenarbeiten können.

Was macht die Schnittstelle “DATEV-Finanzbuchhaltung”?

Die DATEV-Schnittstelle ist vielen easyWinArt Anwendern bekannt und wird sehr häufig verwendet. Sie digitalisiert und vereinfacht den digitalen Buchungsprozess im Unternehmen. Alle für den Steuerberater relevanten Daten werden direkt aus dem System digital und sicher an den Steuerberater versendet. Das erfolgt durch eine aufbereitete CSV.-Datei gemäß DATEV-Standard, die der Steuerberater sodann problemlos in sein System einspielen kann.

Welche Aufgabe übernimmt die Schnittstelle zu „DATEV Unternehmen-Online“?

easyWinArt ERP bietet eine Schnittstelle zu „Unternehmen-Online“. Sie ist für alle Kunden interessant, die bereits eine Schnittstelle zu “DATEV-Finanzbuchhaltung” haben und damit arbeiten.

Viele kennen vielleicht noch den sogenannten „Pendel-Ordner“?! Es handelt sich dabei klassisch um einen herkömmlichen Ordner mit gesammelten Belegen, die in der Buchhaltung anfallen (Rechnungen, Zahlungseingänge, Zahlungsausgänge oder eine Vielzahl von anderen Belegen wie Spesenabrechnungen etc.). Diese müssen jeden Monat zur Prüfung zum Steuerberater gebracht werden. Den Namen „Pendel Ordner“ hat er deshalb, weil er jeden Monat zwischen dem Unternehmen und dem Steuerberater pendelt. Die Schnittstelle „Unternehmen-Online“ übernimmt die Aufgabe dieses Pendelordners in digitaler Form. Das perfekte Ende für die allseits unbeliebte Zettelwirtschaft. …

Und wie funktioniert das Add-on „Unternehmen-Online“?

Sie müssen sich das so vorstellen: Die Daten für DATEV werden in einer Cloud verwaltet. Sowohl der Steuerberater als auch der Mandant können nun auf die entsprechenden Daten zugreifen. Die Aufgabe des Nutzers von easyWinArt ist es, die Belege einzuscannen, bzw. einzulesen und in easyWinArt im Dokumenten-Management-System (DMS) an den entsprechenden Beleg „anzuhängen“.  Alle dazu relevanten Daten werden exportiert und dem Steuerberater zur Verfügung gestellt. Der Steuerberater hat nun die Möglichkeit alle Angaben in der CSV-Datei mit einem „Klick“ zu überprüfen. Er bekommt unmittelbar zur Position den entsprechenden Beleg (als PDF-Datei) angezeigt. Die DATEV nennt dies das “Belegbild”.

Welche Vorteile hat die Nutzung von “Unternehmen-Online”?

Neben den oben genannten Vorteilen des schnellen und unkomplizierten Datenabrufs werden die Ausgangsrechnungen automatisch archiviert. Das System ist revisionssicher und erfüllt die Aufbewahrungspflichten im vollen Umfang. Entwickelt wurde die Schnittstelle zu “Unternehmen-Online” bereits im Jahr 2022. Zahlreiche Kunden der IT-Easy, sowie die IT-Easy selbst, nutzen dieses hilfreiche Add-on bereits und genießen das zettelfreie / bzw. zettelreduzierte Büro. Keine lästigen und sperrigen Aktenordner mehr Platz im Büro für schönere Dinge, …

Haben wir Ihr Interesse geweckt? – Dann kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne ausführlich!

Praxis-Tipp // Hauptfenster-Einstellungen speichern 

„Der Mensch ist ein Gewohnheitstier“ -… und Sie? Was tun Sie nach dem Start von easyWinArt? Maximieren Sie das Hauptfenster oder bestimmen Sie immer eine bestimmte Größe und Position?

ERP-Praxis Tipp: Hauptfenster speichern

Diese Klicks können Sie sich sparen! Unser Tipp: Nachdem Sie Ihre favorisierte Ansicht eingestellt haben, klicken Sie in der Menüleiste oben links auf das Icon „Hauptfenster-Einstellungen speichern“ (viertes Icon von links).

Von nun an wird easyWinArt immer in Ihrer bevorzugten Ansicht geöffnet. Sie können sogar bestimmte Fensterpositionen und -größen festlegen, indem Sie dieses Symbol verwenden. Durch das Dropdown-Menü können Sie jederzeit Ihre Einstellungen verwalten oder neu definieren.

Expertise in der Kundenbetreuung

| Ein Interview mit Yves Leys

Yves Leys | CostumerCare & Consulting

Seit dem 1. Februar 2023 ist Yves Leys nunmehr bei der IT-Easy GmbH in der Kundenbetreuung im Bereich „CostumerCare & Consulting“ tätig. Mit seiner Leidenschaft für Technologie und Informatik, sowie seinem ausgeprägten Engagement, ist er zu einem äußerst wertvollen Mitglied des Teams geworden. In diesem Interview werfen wir einen genaueren Blick auf seine beruflichen Erfahrungen, seine Sprachkenntnisse und sein Fachwissen.

Guten Tag, Herr Leys! Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für dieses Interview nehmen. Seit dem 1. Februar 2023 arbeiten Sie nun bei der IT-Easy GmbH in der Kundenbetreuung. Wie sind Ihre bisherigen Erfahrungen in diesem Unternehmen?

Yves Leys: Guten Tag! Es freut mich sehr, bei der IT-Easy GmbH zu arbeiten. Bisher habe ich hier viele positive Erfahrungen gemacht. Das Unternehmen bietet eine angenehme Arbeitsatmosphäre und ein motiviertes Team. Die Arbeit in der Kundenbetreuung ermöglicht mir, mein Interesse an Technologie und Informatik mit meiner Leidenschaft für Kundenservice zu verbinden.

Sie wurden 1979 in Belgien geboren und leben jetzt in Deutschland. Wie hat Ihre Reise in die IT-Branche begonnen?

Yves Leys: Ursprünglich habe ich eine Ausbildung als Elektroniker absolviert und in verschiedenen Branchen gearbeitet. Allerdings hat mich die IT-Branche schon früh fasziniert, und 2006 habe ich den Schritt gewagt und mich vollständig darauf konzentriert. Seitdem habe ich mein Wissen und meine Fähigkeiten kontinuierlich erweitert und konnte in verschiedenen Unternehmen wertvolle Erfahrungen sammeln.

Wir haben gehört, dass Sie in vier Sprachen kommunizieren können. Können Sie uns mehr über Ihre Sprachkenntnisse erzählen?

Yves Leys: Ja, das stimmt. Ich spreche fließend Französisch, Englisch, Niederländisch und Deutsch. Durch meine internationale Erfahrung und meinen privaten und beruflichen Werdegang konnte ich diese Sprachen intensiv nutzen und weiterentwickeln. Es ist mir wichtig, unseren Kunden in ihrer bevorzugten Sprache zu helfen und sie bestmöglich zu unterstützen.

Können Sie ein Beispiel für eine kundenspezifische Entwicklung nennen, an der Sie gerade arbeiten?

Yves Leys: Eines meiner ersten Projekte bei der IT-Easy GmbH war eine Entwicklung für eine Firma die Seilsysteme herstellt. Es handelt sich um ein renommiertes Unternehmen, das Anschlagketten, Drahtseile und Textilbänder in kundenspezifischen Längen und Größen produziert. Meine Aufgabe war die Entwicklung spezieller Logiken für die Berechnung von Kettenlängen.

Für diesen Kunden haben wir einen Konfigurator entwickelt und in das ERP-System easyWinArt integriert. Dieser Konfigurator ermöglicht es, basierend auf den Innenlängen der Ketten-Glieder und deren Durchmessern, die tatsächlich mögliche Länge einer Kette sowie den Preis und viele weitere Informationen auf Knopfdruck zu berechnen. Ganz aktuell arbeite ich für den gleichen Kunden an Berechnungen für Kettenstränge. In Zukunft werden wir uns dann auch noch intensiv mit den Besonderheiten von Zurrgurten und Seilen befassen und auch hier entsprechende Weiterentwicklungen vornehmen.

Die Zusammenarbeit mit dem Kunden erfordert eine enge Abstimmung, um deren spezifische Anforderungen zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Ich freue mich, an diesem spannenden Projekt zu arbeiten.

Das klingt nach einer spannenden Herausforderung! Vielen Dank, Herr Leys, für Ihre Zeit und Ihre Einblicke in Ihre Arbeit bei der IT-Easy GmbH.

Yves Leys: Es war mir eine Freude, meine Erfahrungen zu teilen. Ich stehe immer gerne zur Verfügung, um unseren Kunden zu helfen und zur Weiterentwicklung des Unternehmens beizutragen.