Monat: März 2015

Für das Basis-Modul Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen (Faktura) des ERP-Systems easyWinArt wurde der Kontoauszugs-Manager weiter optimiert:

• Beim Einlesen von Kontoauszügen einer Firmenbank im MT940-Format wird über die IBAN-Nummer aus der Importdatei eine Adresse gesucht, bei welcher diese IBAN-Nummer in der Adress-Bankverbindung hinterlegt ist. Wird eine solche Adresse gefunden, so wird diese automatisch den entsprechenden Kontoauszug im Kontoauszugs-Manager zugewiesen.
• Das geschieht allerdings nur dann, wenn bisher noch keine Adresse über den ‘Empfänger oder Absender‘ der Importdatei manuell zugewiesen wurde. Eine manuell zugewiesene Adresse hat immer Vorrang.
• Hat eine manuell zugewiesene Adresse noch keine Adress-Bankverbindung mit übereinstimmenden IBAN- und BIC- Nummern, so wird ebenfalls automatisch eine neue Adress-Bankverbindung mit diesen Daten angelegt.

Die gesamte Logik ist so ausgelegt, das der Kontoauszugs-Manager immer mehr lernt, zu welchen neuen Kontoauszügen welche Adresse gehört.

Die Warenwirtschaft (WAWI) des ERP-Systems easyWinArt wurde, wie nachfolgend beschrieben, erweitert:

Beim Ändern des Preises einer nicht manuellen Beleg-Position von Belegen mit automatischen Lagerbuchungen (z.B. VK- oder EK-Lieferung bzw. -Rücklieferung) werden nachfolgende Aktionen automatisch in einer ‘Alles oder Nichts‘-Transaktion durchgeführt:

• Setzen des neuen Lager-Buchungspreises im Lagerjournal-Eintrag der entsprechenden Beleg-Position.
• Errechnen und setzen des neuen Lager-Durchschnittspreises im Lagerjournal-Eintrag der entsprechenden Beleg-Position.
• Fortschreiben aller Lager-Durchschnittspreise in allen nachfolgenden Lagerjournal-Einträgen desselben Artikels.
• Speichern des resultierenden neuen Lager-Durchschnittspreises im Artikelstamm.

Beim Ändern des Preises einer Beleg-Position darf auch gleichzeitig die Positionsmenge verändert werden.

Das ERP-System easyWinArt wurde wie folgt optimiert:

(1) Beim normalen Löschen einer Belegposition gibt es eine Sicherheitsabfrage: 'Soll der aktuelle Datensatz wirklich gelöscht werden?'.

(2) Diese Sicherheitsabfrage kann über den Toolbar-Button 'Aktuelle Position löschen ohne Sicherheitsabfrage' umgangen werden.

(3) Über einen zweiten Toolbar-Button 'Alle Positionen des aktuellen Beleges löschen' können auch alle Positionen eines Beleges ohne Sicherheitsabfrage gelöscht werden.

In beiden Fällen erscheint bei verknüpften Belegen eine zusätzliche Sicherheitsabfrage 'ACHTUNG: Sie wollen eine Position löschen, die Verknüpfungen hat …'.

Diese zusätzliche Sicherheitsabfrage entfällt in der aktuellen easyWinArt-Version für die Fälle (2) und (3), da Sie sich in diesen Fällen für ein Löschen ohne Sicherheitsabfrage entschieden haben.

Das ERP-System easyWinArt wurde im Basis-Modul Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen (Faktura) wie folgt verbessert:

• Neue Version des automatischen easyWinArt-Updates für Kunden mit SDK-Lizenz.

Das Erweiterungs-Modul Customer Relationship Management (CRM) wurde im Mailing-System erweitert und verbessert:

• Es können nun Mailing-Aktionen mit ein oder mehreren angehängten Dokumenten durchgeführt werden. Speichert man im Register 'Dokumenten-Management' einer Mailing-Aktion ein oder mehrere Dokumente ins easyWinArt-Archiv, so werden diese als E-Mail-Anhänge in der Mailing-Aktion mit verschickt.
• Darüber hinaus wurde das Mailing-System in vielen praxisorientierten Details verbessert. Sollten Sie eigene Mailing-Aktionen planen, so empfiehlt sich ein vorheriges Update.

Der schon im Basis-Modul 'Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen' (Faktura) des ERP-Systems easyWinArt verfügbare Kontoauszugs-Manager wurde in den Importmöglichkeiten von MT940-Dateien erheblich verbessert. Dabei wurden unterschiedliche Auslegungen verschiedener Banken bei der Erzeugung von MT940-Importdateien berücksichtigt.

In Einzelnen wurden nachfolgende Besonderheiten zusätzlich zu den bisherigen Möglichkeiten realisiert:

• Mehrere Umsatzzeilen Typ ':61:' und Mehrzweckzeilen Typ ':86:' pro MT940-Block ':20:' bis '-' sind nun erlaubt

• Ein oder mehrere Zeilenumbrüche, insbesondere innerhalb von Mehrzweckzeilen Typ ':86:' sind nun erlaubt

• Aufsteigende statt absteigende Sortierung nach Buchungsdatum wird automatisch umsortiert

• Fehlende Zwischensalden pro Umsatzzeile werden automatisch errechnet

• '@@' statt Zeilenumbrüche sind nun auch erlaubt

Die beschriebenen Besonderheiten müssen Sie als easyWinArt-Anwender nicht unbedingt verstehen. Testen Sie einfach Ihren Kontoauszugs-Import MT940-Format. Es wird nun hoffentlich für alle Banken funktionieren.

Das neue Mailing-System der ERP-Software easyWinArt wurde um nachfolgende Funktionalitäten erweitert:

• Jede zu versendende E-Mail einer Mailing-Aktion wird im Hintergrund verschickt. Aus diesem Grunde können Sie während des E-Mail-Versands im easyWinArt weiterarbeiten und nur dann, wenn Sie sich im Windows abmelden, Ihren Rechner runterfahren oder wenn dieser abstürzt, würde auch Ihre Mailing-Aktion beendet, obwohl noch nicht alle E-Mails verschickt wurden. In einem solchen Falle können Sie sich wieder neu anmelden und Ihre Mailing-Aktion fortführen, ohne dass E-Mails doppelt verschickt werden.
• Nachdem Ihre Mailing-Aktion komplett ausgeführt wurde, wird das Häkchen ‘Erledigt‘ gesetzt und es können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Insbesondere bei größeren Mailing-Aktionen werden eventuell viele E-Mails nicht verschickt und Sie erhalten eine Fehlermeldung an den entsprechenden Mailing-Aktions-Adressen, z.B. ‘Falsche E-Mail-Adresse‘. Über den neuen Toolbar-Button ‘Nur nicht versendete Mailing-Adressen der aktuellen Mailing-Aktion kopieren‘ können Sie nur die nicht verschickten E-Mails der Mailing-Aktion kopieren, die Fehler beseitigen und den vorher fehlerhaften Teil der Mailing-Aktionen erneut durchführen.
• Für jede Mailing-Aktionen können Sie einen Displaynamen beliebig vorgeben, der bei den Adressaten zusätzlich zur ebenfalls beliebig einstellbaren Absender-E-Mail-Adresse. Für Mailing-Aktionen der IT-Easy GmbH sieht das beispielsweise so aus: ‘easyWinArt-Information <Nicht-Beantworten@IT-Easy.de>‘. In der Mandantenkonfiguration können Sie eine Absender-E-Mail-Adresse und einen Displaynamen vordefinieren. Diese werden dann bei neuen Mailing-Aktionen automatisch gezogen.
• Bei großen Mailing-Aktionen besteht die Gefahr, dass Ihr Mailprovider zu viele quasi gleichzeitig verschickte E-Mails zurückweist. Noch unangenehmer ist es, wenn Sie aufgrund Ihrer Mailing-Aktivitäten als Spam-Versender eingestuft werden. Zu Minimierung dieser Gefahren  werden die E-Mails im aktuellen Mailing-System nicht mehr unmittelbar hintereinander verschickt, sondern zwischen den einzelnen E-Mails wird eine zufällige Pause von 1 bis 5 Sekunden eingestellt. Darüber hinaus werden die E-Mails zu Paketen von 50 bis 150 Stück zusammengefasst, ebenfalls per Zufall ermittelt. Zwischen zwei E-Mail-Paketen wird eine längere zufällige Pause von 5 bis 10 Minuten gewartet. Wir hoffen, dass die eingestellten Regeln zur Vermeidung einer Spam-Einstufung ausreichen und werden diese gegebenenfalls unter Berücksichtigung der Erfahrungen aller easyWinArt-Kunden weiter optimieren.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren eigenen Mailing-Aktionen und ein positives Feedback Ihrer Kunden!

Das Basis-Modul Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen (Faktura) des ERP-Systems easyWinArt wurde für ausgehende E-Mails verbessert:

Das Feld 'Name' aus der Menüfunktion 'Anwender und Personal' wird bei allen aus easyWinArt versendeten E-Mails als Absender-Alias-Name (Display-Name) in der ausgehenden E-Mail angezeigt.

Das bei gesetztem Back-Link kostenlose Erweiterungs-Modul Customer Relationship Management (CRM) des ERP-Systems easyWinArt, basierend aus dem Basis-Modul Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen (Faktura) wurde um eine neue Funktionalität zur Verwaltung, Durchführung und Protokollierung von Mailing-Aktionen erweitert.

Mit den neuen Mailing-Aktionen können Sie den Kontakt zu Ihren Kunden auf einfache Weise deutlich verbessern.

Das neue Mailing-System besteht aus nachfolgenden Menüfunktionen:

• (1)  MailS → Mail-Signaturen → Verwaltung aller Mail-Signaturen
• (2)  MailV → Mailing-Verzeichnis → Verwaltung aller Mailing-Verzeichnisse
• (3)  MailVA → Mailing-Verzeichnis-Adressen → Verwaltung aller Adressen eines Mailing-Verzeichnisses
• (4)  MailA → Mailing-Aktionen → Anzeige und Verwaltung aller Mailing-Aktionen
• (5)  MailAA → Mailing-Aktions-Adressen → Anzeige und Verwaltung aller Mailing-Aktions-Adressen

Die neuen Menüfunktionen finden Sie im Hauptmenü 'CRM → Mailing-Aktionen'.

Kurzbeschreibung der Funktionalität des neuen Mailing-Systems:

Es lassen sich beliebig viele Mail-Signaturen hinterlegen. Pro Mail-Signatur können über Variablen-Parameter z.B. der Unterschriften-Text und die E-Mail-Adresse des Bearbeiters automatisch gezogen werden. Aus dieser Weise müssen Sie nicht für alle Mailing-Aktions-Anwender unterschiedliche Signaturen anlegen.

Weiter können beliebig viele Mailing-Verzeichnisse angelegt werden. Für jedes Mailing-Verzeichnis können wiederum beliebig viele Adressen und Ansprechpartner eingestellt und für Mailing-Aktionen vordefiniert werden, auch 10.000 und mehr. Mailing-Verzeichnisse definieren die Zielgruppen für Mailing-Aktionen und sollten entsprechend gepflegt werden.

Die eigentliche Mailing-Aktion wird mit der Menüfunktion ‘Mailing-Aktionen‘ vorbereitet und ausgeführt. Es können beliebig viele Mailing-Aktionen angelegt und ausgeführt werden. Pro Mailing-Aktion können ein oder mehrere Mailing-Verzeichnisse gezogen werden. Dabei werden sich überschneidende Mailing-Adressen und -Ansprechpartner nur einmal eingelesen. Einer Mailing-Aktion können auch einzelne Adressen hinzugefügt oder weggenommen werden. Eine einmal ausgeführte Mailing-Aktion kann nicht mehr verändert werden und dient der Protokollierung.

Neben der Signatur können pro Mailing-Aktion ein Mail-Betreff und ein Mail-Body eingegeben werden. Im Mail-Body gibt es wie bei der Mail-Signatur Variablen-Parameter und Bedingungs-Parameter zum automatischen Ziehen von z.B. Ansprechpartner, Titel und zur Unterscheidung von Anreden.

Vor Ausführung einer Mailing-Aktion kann diese auch getestet werden über den Toolbar-Button ‘Aktuelle Mailing-Aktion für die selektierte Mailing-Aktions-Adresse testen‘.

Nach Ausführung einer Mailing-Aktion erhalten Sie Informationen darüber, welche E-Mails versendet wurden und bei welchen E-Mails welche Fehler aufgetreten sind.

Versendete E-Mail erscheinen nicht in Ihrem Postfach und auch nicht im easyWinArt-Mail-Archiv, da diese, insbesondere bei großen Mailing-Aktionen mit mehreren 1.000 E-Mails, Ihren normalen E-Mail-Verkehr unnötig aufblähen würden. Sie bleiben allerdings als erledigte und nicht mehr änderbare Mailing-Aktionen erhalten und Sie haben immer einen Überblick darüber, wer welche E-Mail erhalten hat.

Das Customer Relationship Management (CRM) des ERP-Systems easyWinArt wurde um zwei neue Menüfunktionen erweitert:

• MailV → Mailing-Verzeichnis → Verwaltung aller Mailing-Verzeichnisse
• MailVA → Mailing-Verzeichnis-Adressen → Verwaltung aller Adressen eines Mailing-Verzeichnisses

CRM ist ein kostenloses easyWinArt-Modul, welches mit dem Basis-Modul 'Auftragsbearbeitung und Faktura' ausgeliefert wird, wenn ein easyWinArt-Kunde ein Back-Link auf seiner Homepage einrichtet.

Mit den beiden neuuen Menüfunktionen können beliebig viele Mailing-Verzeichnisse eingerichtet werden und für jedes dieser Mailing-Verzeichnisse lassen sich wiederum beliebig viele Adress-Ansprechpartner-Kombinationen für Mailing-Aktionen einrichten.

Die Verwaltung und Ausführung von Mailing-Aktionen befindet sich noch in der Realisierungs- und Testphase.