Monat: Oktober 2023

Was haben ein ERP-System und ein Herren-Anzug gemeinsam?

IT-Easy GmbH

Lars Kempa, Prokurist bei der IT-Easy GmbH, stellt in diesem Beitrag die ungewöhnliche Frage: “Was haben ein ERP-System und ein Herrenanzug gemeinsam?” Er vergleicht drei Herangehensweisen bei der Auswahl von ERP-Systemen: Stangenware, Maßanzug und Maßkonfektion. Ein Vergleich, der auch auf ERP-Systeme passt:

Vielleicht gibt es auf diese Frage nicht nur eine Antwort, aber ich möchte mich heute mit dem Thema “Passform” auseinandersetzen. Ähnlich wie ein Anzug seinem Träger bestmöglich passen sollte, sollte auch ein ERP-System bestmöglich zu dem Unternehmen passen, das es einsetzt. In der Herrenschneiderei unterscheidet man grundsätzlich drei verschiedene Herangehensweisen, die interessanterweise auch auf ERP-Systeme übertragen werden können:

  1. Stangenware (im Englischen als “ready to wear” bezeichnet): Dies kennt vermutlich jeder von uns. Ein fertiger Anzug nach einem vorgefertigten Schnittmuster.
  2. Maßanzug: Ein Anzug, der von Grund auf für seinen Träger zugeschnitten und maßgefertigt ist.
  3. Maßkonfektion (im Englischen als “made to measure” bezeichnet): Dies ist oft weniger bekannt. Hierbei handelt es sich um vorgefertigte Schnittmuster, die an die individuellen Maße des Kunden angepasst werden.

Übertragen auf den Bereich der ERP-Systeme bedeutet das Folgendes:

Viele Produkte, die als fertige Systeme auf dem Markt erhältlich sind, fallen in die Kategorie “Stangenware”. Dies ist grundsätzlich keine schlechte Sache. Wenn ein Produkt in seiner Standardform die Bedürfnisse eines Unternehmens vollständig erfüllt, spricht nichts dagegen, ein solches System einzusetzen. Ähnlich wie bei einem Anzug, der von der Stange perfekt passt und nirgendwo zu lang oder zu kurz ist, hat man ein passendes Produkt zu einem attraktiven Preis in kurzer Zeit gefunden.

Die Übertragung des Konzepts eines Maßanzugs auf ein ERP-System würde bedeuten, dass das System von Grund auf für das Unternehmen entwickelt wird. Natürlich wird das Ergebnis eines solchen Projekts am Ende perfekt passen und alle individuellen Anforderungen des Unternehmens berücksichtigen. Der Nachteil einer solchen Lösung ist jedoch, dass sie in der Regel hohe Kosten verursacht und viel Zeit in Anspruch nimmt, bis das System wirklich produktiv genutzt werden kann.

Der dritte Weg, die Maßkonfektion, ist vielen Unternehmern oft nicht bekannt. Bezogen auf ein ERP-System bedeutet dies, dass man sich für ein System entscheidet, das zwar über eine Reihe von Grundfunktionen verfügt und zunächst wie ein Standardprodukt erscheint. Bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch ein großer Unterschied. Solche Systeme sind so konzipiert, dass sie auf der Grundlage der Grundfunktionen individuelle Prozesse implementieren und bestehende Prozesse anpassen können, um den Funktionsumfang der Software so anzupassen und zu erweitern, dass sie perfekt zum Unternehmen passt.

Diese letzte Herangehensweise verbindet somit das Beste aus den beiden anderen Welten. Die Kosten bleiben überschaubar, da oft nur wenige Anpassungen in der Programmierung erforderlich sind, die Umsetzung ist zeitlich oft schnell realisierbar, und dennoch kann die Software genau auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten werden, um perfekt zu passen. Bei solchen Systemen ist es wichtig, darauf zu achten, dass kundenspezifische Programmierungen die Updatefähigkeit des eigentlichen ERP-Systems nicht beeinträchtigen, so dass Sie auch in Zukunft von Weiterentwicklungen des ERP-Systems profitieren können.

Wenn Sie Interesse an einem solchen “made to measure” ERP-System haben, sei es für Ihr eigenes Unternehmen oder als Software-Entwickler für einen Ihrer Kunden, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Unser ERP-System easyWinArt verfolgt genau diesen Ansatz.


Lars Kempa; Teamleiter Customer Care & Consulting // Prokurist
Telefon: +49 2161 277 680, E-Mail: kempa@it-easy.de

Die Stichtags-Inventur / Die permanente Inventur mit Ihrem ERP-System

IT-Easy GmbH

Zählen, wiegen, messen – oder scannen!

Eine Inventur wird in der Regel nur einmal im Jahr durchgeführt, ist aber eine gesetzlich vorgeschriebene Maßnahme zur Wertermittlung des Lagerbestands. Um Ihnen die erforderlichen Einstellungen in Bezug auf Ihre Inventur in easyWinArt zu erleichtern, geben wir Ihnen nachfolgend einen kurzen Überblick der Funktionen innerhalb dieses Add-ons.

Egal ob Stichtags-Inventur oder permanente Inventur.
So geht’s in easyWinArt:

  • Sie starten die Anwendung in easyWinArt über den Menüpunkt > Lager > Inventur > neu. Zur eindeutigen Identifikation Ihrer Inventur vergeben Sie zuallererst eine sinnvolle Bezeichnung. Bevor Sie mit der physikalischen Zählung beginnen, müssen Sie das Häkchen “Zählung starten” setzen.
  • Wählen Sie aus den Einstellungen die Option “Inventurkomfort”. Mit dieser Einstellung definieren Sie, wie Sie eventuelle Fehlbestände nach der Inventur korrigieren möchten. Sie haben verschiedene Möglichkeiten: a) Fehlende Fehlbestände können mit “0” vervollständigt werden. b) Fehlbestände werden gar nicht beachtet. c) Fehlbestände werden mit dem Bestand vervollständigt.
    Im Gegensatz zur Stichtags-Inventur geht man bei der permanenten Inventur davon aus, dass nur ein Teil der Bestände gezählt wird. Hier ist die Option “Inventurkomfort” folglich nicht erforderlich.
  • Führen Sie nun Ihre physikalische Zählung durch. Erzeugen Sie ab jetzt bestenfalls keine Lagerbuchungen mehr in easyWinArt. Die entsprechenden Buchungen werden zwar erfasst, müssen aber ggf. zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal bewertet/überprüft werden. Fragliche Buchungen können immer über das „Lagerjournal“ eingesehen werden. Wichtig: Bei Ihrer Zählung muss mindestens ein Zählergebnis in der “Inventur-Zählung” erfasst werden. Andernfalls kann eine Inventur nicht gebucht werden.
  • Optional: Die papierlose Zählung. Führen Sie eine papierlose Zählung mit Hilfe der easyWinArt-Barcodeleser durch. Unsere papierlose Inventurmethode bietet in Kombination mit unseren Barcodelese-Geräten eine erhebliche Steigerung der Effizienz und Genauigkeit im Inventurprozess. Dies führt zu einer besseren Bestandsverwaltung, reduzierten Kosten und einer insgesamt verbesserten betrieblichen Leistungsfähigkeit.
  • Nach dem Ende der physikalischen Zählung muss das Häkchen “Zählung beenden” gesetzt werden. Ab diesem Zeitpunkt können auch wieder bedenkenlos Lagerbuchungen erzeugt werden. Ebenso ist es jetzt noch möglich, manuelle Zählergebnisse in die “Inventur-Zählung” einzugeben. Es empfiehlt sich, alle Zählergebnisse der “Inventur-Zählung” noch einmal zu prüfen und ggf. zu korrigieren.
  • Das Beenden der Inventur: Drücken Sie den Toolbar-Button “Inventur buchen”. In diesem Schritt werden die Soll- und Ist-Bestände in easyWinArt abgeglichen und ggf. korrigiert, und alle Aktivitäten werden im Lagerjournal protokolliert. Je nach Umfang Ihrer Inventur kann diese Transaktion etwas Zeit in Anspruch nehmen. Führen Sie diesen Schritt also möglichst nicht während der Haupt-Arbeitszeiten durch.

Immer gut vorbereitet – mit Listenvordrucken

easyWinArt bietet Ihnen verschiedene Listenvordrucke / Zähl-Listen, die Ihnen das physikalische Zählen erleichtert. Neben einfachen Blanko-Vordrucken können Sie Listen mit Bestandsangaben oder ohne Bestandsangaben auswählen und ausdrucken. Achtung: Alle Zähl-Listen finden Sie im Menüpunkt Listen > Lager-Listen > Inventur-Zählliste.

Die Inventur-Bewertung

Diese ermöglicht die Ermittlung der Bestände innerhalb eines bestimmten Zeitraums und bietet insgesamt drei Bewertungsverfahren:  1. Lagerdurchschnittspreis; 2. kleinster Einkaufspreis und 3. Eigentumsvorbehalt

Mit den Optionen a) Lagerdurchschnittspreis oder b) kleinster Einkaufspreis können Sie festlegen, zu welchem Preis die Artikel bewertet werden sollen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit der Option “Eigentumsvorbehalt”, bei der nicht-fakturierte Artikel zum Lagerbestand hinzugezählt werden können.

Noch offene Fragen? Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sollten Sie den Bedarf einer Schulung für sinnvoll erachten, kontaktieren Sie uns gerne, wir finden einen gemeinsamen Termin mit einem unserer Experten. Wir wünschen Ihnen schon jetzt ein gutes Gelingen bei Ihrer nächsten Inventur.

Praxis-Tipp // Wareneingangsabo

IT-Easy GmbH

Das Wareneingangsabo ist ein nützlicher Tipp zur Verbesserung der Auftragsbearbeitung und richtetet sich an alle Anwender, die ein Lager verwalten und die easyWinArt Warehouse-Edition nutzen:  
 
Wussten Sie, dass Sie sich automatisierte Benachrichtigungen über Lagerzugänge für ausgewählte Artikel einrichten können? Dadurch erhalten Sie umgehend eine Wiedervorlage, sobald der entsprechende Artikel in Ihrem Lager zugebucht wird. Auf diese Weise können Sie sofort mit dem Versand oder der Weiterverarbeitung von “wartenden Aufträgen” beginnen.

So aktiviert man das “Wareneingangs-Abonnement“:

Wählen Sie aus Ihren Artikelstammdaten einen Artikel, der „lagerfähig“ ist aus und über dessen Eintreffen Sie informiert werden möchten. Die weiteren Einstellungen erhalten Sie, wenn Sie bei den Registerkarten auf das Icon „Lager-Einstellungen“ (1) klicken. Im unteren Bereich des Fensters finden Sie neben „bearbeiten“ einen leeren Checkbox-Button. (2)   

Setzten Sie in der Checkbox den Haken, so ist das Abo aktiviert. Nun erhalten Sie bei jedem Lager-Zugang für diesen Artikel eine Meldung per Wiedervorlage. So wird man umgehend daran erinnert, dass ein bestimmter Artikel (endlich) eingetroffen ist. Sobald Sie keine Erinnerungen mehr wünschen, deaktivieren Sie das Abo. Der Haken muss lediglich durch einen erneuten Klick auf den Checkbox-Button entfernt werden.

Sollte sich der Haken nicht aktivieren lassen, so kann es sein, dass die Funktion des “Wareneingangs-Abonnements” zunächst in der Mandanten-Konfiguration auf der Registerkarte “Artikel” aktiviert werden muss.