Informationen der Geschäftsführung

Sehr geehrte Leserinnen und Leser,

heute wende ich mich persönlich an Sie, um mit Ihnen Neuigkeiten zu teilen, die mir besonders am Herzen liegen. In unserem Unternehmen gibt es gleich mehrere Anlässe zum Feiern:

Das 25-jährige Jubiläum der IT-Easy GmbH

25 Jahre voller Einsatz und Innovation liegen hinter uns. Seit unserer Gründung im Jahr 1999 haben wir uns kontinuierlich weiterentwickelt und sind stolz, ein etabliertes Unternehmen in der ERP-Branche zu sein. Wir möchten jedem einzelnen Kunden, Mitarbeiter und Partner danken, der dazu beigetragen hat, dass die IT-Easy GmbH zu dem wurde, was sie heute ist. Ohne Ihr Engagement und Ihre Unterstützung wäre dieser Meilenstein nicht möglich gewesen. Herzlichen Dank!

Die IT-Easy GmbH auf dem Weg in die Zukunft

Seit Anfang April 2024 ergänzen zwei weitere, hochqualifizierte Fachkräfte unser Team im Bereich Strategisches Management und Marketing: Meine Tochter Marisa Bommes und ihr Lebenspartner Mani Rafii haben beide ihr Studium der Internationalen Wirtschaft erfolgreich abgeschlossen und danach wertvolle Berufserfahrungen in vielen anderen renommierten Unternehmen gesammelt. Bereits 1999 als Familienunternehmen gegründet, geht die IT-Easy GmbH nun also den nächsten Schritt in Richtung Zukunft und bleibt dabei in Familienhand.

Ich freue mich außerordentlich darüber, dass wir mit dieser neuen Dynamik im Unternehmen voller Zuversicht in die nächsten 25 Jahre starten!

Mit freundlichen Grüßen

Dr. Wolfgang Bommes
(Gründer, Inhaber und
Geschäftsführer der IT-Easy GmbH)



Übrigens: Pünktlich zum Jubiläumsjahr haben wir ergänzend zu easyWinArt ERP die mobile App „easyWinArt to go“ entwickelt, damit Sie auch von unterwegs Ihr Geschäft immer im Griff haben. Wenn Sie Interesse an einem flexiblen Büro haben, laden Sie gerne die Demoversion der mobilen App herunter. Besuchen Sie dazu unsere Webseite für weitere Informationen!

Ihr Büro für unterwegs

Sind Sie startklar für die App?

Spitze, dann dürfen Sie sich auf unser Willkommensgeschenk freuen: *Wenn Sie zwischen dem 6. Mai und dem 31. Mai 2024 die App “easyWinArt to go” für Ihren produktiven Einsatz beauftragen, entfällt die einmalige Einrichtungsgebühr in Höhe von 49 €. Kontaktieren Sie uns gerne per Mail unter info@it-easy.de oder telefonisch unter 02161 277 680 und wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot.

[Voraussetzung für die produktive Nutzung der mobilen App “easyWinArt to go” ist eine aktuelle Version von easyWinArt ERP.] Sie nutzen das ERP-System easyWinArt bisher noch nicht? Kontaktieren Sie uns gerne für ein kostenloses Erstgespräch.

“easyWinArt to go” – Ihr mobiles ERP-System

Entdecken Sie die praktischen Vorteile Ihres mobilen ERP-Systems: Überprüfen Sie Ihre Belege, recherchieren Sie die Preise von Artikeln oder filtern Sie Ihre Produkte nach spezifischen Merkmalen – und das alles bequem von unterwegs. Behalten Sie mit „easyWinArt to go“ den Überblick über Ihre Prozesse. Wir haben alle Informationen zur App für Sie übersichtlich zusammengestellt. Klicken Sie hier, um zur Webseite der App zu gelangen. Dort finden Sie auch Links zu den App-Stores (Android und Apple) für “easyWinArt to go” als Demoversion mit Musterdaten.

Wenn Sie weitere Details zur App “easyWinArt to go” erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unsere Informationsbroschüre “Das ERP-System für unterwegs”. Sie können sich die Broschüre gerne hier herunterladen, oder Sie wenden sich persönlich an uns und wir senden Ihnen das PDF per E-Mail zu.

Die Handy App kommt im Mai

Erfahren Sie ein Maximum an Flexibilität, indem Sie Ihr Mobiltelefon mit der richtigen App für alltägliche Geschäftsaufgaben einsetzen. Unsere mobile App „easyWinArt to go“ fördert Transparenz und steigert die Produktivität, um Ihnen überall und zu jeder Zeit ein effizienteres Arbeitsumfeld zu ermöglichen.

Der Name der ERP-Handy-App: “easyWinArt to go”

Der Name ist Programm. „easyWinArt to go“ ermöglicht es Ihnen, Ihr ERP-System auf Ihrem Smartphone zu nutzen, wodurch Sie stets über Ihr Geschäftsgeschehen informiert sind, egal wo Sie sich befinden. Unsere mobile Anwendung „easyWinArt to go“ fördert die Transparenz und steigert die Produktivität, um Ihnen überall und jederzeit ein effizienteres Arbeitsumfeld zu bieten.

In-House Entwicklung

Unsere mobile App wurde vollständig intern in unseren Räumlichkeiten in Korschenbroich entwickelt. Jede einzelne Codezeile stammt aus unserem eigenen Team. Diese neue Anwendung birgt ein enormes Potenzial, und wir garantieren Ihnen kontinuierliche Weiterentwicklung. Dadurch sind wir auch in Zukunft in der Lage, auf Ihre Wünsche und Anforderungen einzugehen. Die App entspricht den Richtlinien der DSGVO, ist benutzerfreundlich gestaltet, verfügt über ein übersichtliches Design, gewährleistet die Sicherheit Ihrer Daten und bietet eine schnelle Einrichtung. Unsere App „easyWinArt to go“ ist für iOS und Android-Geräte verfügbar.

Ihre zukünftigen Möglichkeiten

Überprüfen Sie Ihren Lagerbestand, recherchieren Sie die Preise von Artikeln oder filtern Sie Ihre Produkte nach spezifischen Merkmalen – und das alles bequem von unterwegs. Behalten Sie mit „easyWinArt to go“ den Überblick über Ihre Dokumente. Mit einem Blick erkennen Sie sofort den Beleg und sehen, ob und in welcher Höhe z. B. Rechnungsbeträge offenstehen. Kontaktieren Sie Ihre Kunden mit einem Klick, finden Sie einfach und schnell eine Anschrift heraus, um zum Kunden zu navigieren, oder rufen Sie andere wichtige Kontaktdetails ab. Die in die App integrierte Personalzeiterfassung ermöglicht darüber hinaus Ihren Mitarbeitern eine einfache und schnelle Buchung von Arbeitszeiten, Pausen, Dienstgängen etc.
Mit “easyWinArt to go” haben Sie Ihre Daten stets griffbereit, unabhängig von Ort und Zeit.

Jetzt schon vormerken:
Verkaufsstart ab dem 06. Mai 2024

Nutzen Sie die Vorteile der App! Ab dem 6. Mai ist unsere App “easyWinArt to go” im App Store und im Google Play Store erhältlich. Diese können Sie ab dem 6. Mai kostenlos downloaden und in der Demoversion testen. Für eine produktive Nutzung erstellen wir Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot.

So funktioniert´s einfach: Die auftragsbezogene Warenbeschaffung

Mit unseren beiden leistungsstarken Add-ons

  1. Auftragsbezogenes Bestellwesen
  2. Auftragsbezogene Fertigung

wird die Warenbeschaffung zu einem reibungslosen und zeitsparenden Prozess. Wir erläutern Ihnen nachfolgend, wie diese Add-Ons Ihre Beschaffungsabläufe optimieren und Ihnen helfen, flexibel auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu reagieren.

Das Add-On „Auftragsbezogenes Bestellwesen“

Das Add-On „Auftragsbezogenes Bestellwesen“ in easyWinArt ermöglicht es Ihnen, Bestellungen von Waren oder Dienstleistungen speziell auf Grundlage von Kundenaufträgen auszulösen. Unabhängig von Ihren Lagerbeständen, generieren Sie Bestellungen, wenn ein konkreter Auftrag seitens des Kunden besteht.

Die auftragsbezogene Bestellung bietet Ihnen mehrere Vorteile. Zum einen ermöglicht sie eine genauere Planung und Steuerung der Bestände durch die Bestellung der benötigten Menge. Außerdem können individueller Anpassungen oder Sonderwünsche Ihrer Kunden berücksichtigt werden. Fazit: Das auftragsbezogene Bestellwesen ist ein Tool, mit dem Sie schnell und einfach auf Marktveränderungen und Kundenbedürfnisse reagieren können. Dieses Add-On erweist sich als äußerst vorteilhaft für Unternehmen ohne eigenes Lager, die sich vorrangig im Bereich des “Streckengeschäfts” bewegen.

Die Funktion des Add-Ons: Durch einen simplen Klick auf den entsprechenden Button (roter Würfel mit gelben Pfeil) öffnet sich ein neues Fenster, das lediglich die relevanten Positionen für den ausgewählten Artikel auflistet. Sollten Sie im Artikelstamm festgelegt haben, dass auch Positionen aus Ihrer eigenen Fertigung erforderlich sind, können Sie diese unkompliziert über die (siehe auch) auftragsbezogene Fertigung initiieren.

In einer klar strukturierten Liste haben Sie die Möglichkeit, den Lieferanten, die gewünschte Menge und sämtliche andere wichtige Details auszuwählen. Die Gesamtsumme pro Lieferant wird automatisch berechnet, sodass Sie stets den Überblick über die Bestellkosten behalten. Darüber hinaus können Sie mit nur einem Klick festlegen, ob die bestellte Ware in Ihr eigenes Lager geliefert werden soll oder ob es sich um ein “Streckengeschäft” handelt, bei dem die Ware direkt zum Kunden versandt wird. In letzterem Fall wird die Adresse des Kunden als abweichende Lieferanschrift in der Bestellung festgehalten.

Schließlich bleibt Ihnen nur noch, den Auftrag ganz bequem auszudrucken oder direkt per E-Mail zu versenden. Mit dieser simplen und effizienten Lösung schließen Sie Ihre Bestellungen im Handumdrehen ab und behalten stets die volle Kontrolle über Ihre Geschäftsprozesse.

Kompatibel mit folgenden Editionen:
Commerce-Edition, Warehouse-Edition und Production-Edition

Add-On Kosten “Auftragsbezogenes Bestellwesen”:
Basispreis ab 20 € (Kauf / pro Lizenz)
bzw. ab 1,00 € (Miete / pro Lizenz / pro Monat)

2. Auftragsbezogene Fertigung

Einen ganz ähnlichen Prozess können Sie mit dem Add-On „Auftragsbezogene Fertigung“ abbilden. Hier starten Sie mit der Fertigung speziell auf Grundlage von individuellen Kundenaufträgen. Anders als bei der Massenproduktion, bei der große Mengen von Produkten vorab hergestellt und gelagert werden, um auf zukünftige Nachfrage zu reagieren, beginnt die Fertigung also erst, wenn ein konkreter Auftrag von einem Kunden eingegangen ist.

Die Funktion des Add-Ons:

Durch einen Klick auf den entsprechenden Button (2 graue Zahnräder mit grünem Pfeil) öffnet sich ein neues Fenster, das alle Positionen anzeigt, die fertigungsfähig sind. Sie können ganz einfach die gewünschten Positionen per Checkbox auswählen, und schon kann der Fertigungsauftrag generiert werden. Alle generierten Fertigungsaufträge werden natürlich miteinander verknüpft, sodass eine klare Zuordnung jederzeit ersichtlich ist.

Kompatibel mit folgender Edition: Production-Edition

Add-on Kosten “Auftragsbezogene Fertigung”:
Basispreis ab 20 € (Kauf / pro Lizenz)
bzw. ab 1,00 € (Miete / pro Lizenz / pro Monat)

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir beraten Sie gerne persönlich! Kontaktieren Sie uns unter: Tel.: 02161 277 680 oder info@it-easy.de.

Praxis-Tipp // Dokumente mit einem Doppelklick öffnen

Das kennen Sie bestimmt auch: Sie haben ein Dokument im Dokumentenmanagementsystem (DMS) in easyWinArt ERP archiviert und machen einen Doppelklick. Es öffnet sich die Menüfunktion und Ihnen wird das Dokument in der Vorschau angezeigt.

Um das Dokument stattdessen im entsprechenden Programm zu öffnen (sofern installiert), genügt es, während des Doppelklicks zusätzlich die STRG-Taste gedrückt zu halten.

Fazit: Ein einfacher Doppelklick öffnet die Menüfunktion; ein Doppelklick mit STRG-Taste öffnet die Datei selbst.

Sofern gewünscht, können Sie diese Funktion in der Mandantenkonfiguration anpassen:

  1. Navigieren Sie zur “Mandanten-Konfiguration” im Menü und wählen Sie die Registerkarte “Dokumenten-Management”.
  2. Aktivieren Sie die Option “Dokument in DMS-Registerkarte per Doppelklick öffnen”.

Dadurch wird das Verhalten umgekehrt: Ein einfacher Doppelklick öffnet nun das Dokument selbst, während ein Doppelklick mit gedrückter STRG-Taste die Menüfunktion öffnet.

Verbesserung der Vor-Kalkulation mit Bestell-Beistellungen und der Erstellung der Bestellpositionen mit Bestell-Beistellungen

Bestell-Beistellungen auf der Verkaufs-Stückliste werden nun direkt in die Vorkalkulation einbezogen. Ebenso fließen die Fertigungs-Stücklisten dieser Bestell-Beistellungen in die Kalkulation ein. Ein neuer Button ermöglicht es, die Struktur-Stückliste für die Vor-Kalkulation in einem Pop-Up anzuzeigen.

Bei der Erstellung einer neuen Bestellposition werden Beistellungen nur aus der Verkaufs-Stückliste berücksichtigt.

Programm-Version des Updates:
5.4843.2202.24

Effiziente Ressourcenplanung mit Reservierungen

Worum geht es? Vereinfacht ausgedrückt geht es bei dem Add-on „Reservierungen“ um Lager-, Fertigungs- und Bestell-Bestände, die für diverse Bedarfe reserviert werden, d.h. diese Reservierungen können mit unterschiedlichen „Bedarfsverursachern“ automatisch verknüpft werden. Ein Verursacher kann zum Beispiel eine Fertigungsauftragsstückliste, eine Kundenauftragsposition oder ein Lagermindestbestand sein. Die entsprechende Disposition erstellt automatisch Reservierungen auf Basis der Bedarfsinformationen und anderer relevanten Parameter.

Das Besondere bei Reservierungen in easyWinArt: Ihre Bestellung kann bereits vor der Anlieferung für einen Auftrag reserviert werden. Sobald die Ware dann im Lager eintrifft, ist der Artikel für den „Bedarfsverursacher“ reserviert, d.h. die Reservierungsverknüpfung wird umgelegt auf den dann reservierten Lagerbestand.

Immer alles im Blick: In dem übersichtlichen Reservierungsjournal werden alle Einträge dokumentiert, so dass eine präzise Nachverfolgung von Ressourcenbewegungen im gesamten Unternehmen möglich ist. Dies ist besonders wichtig, um den aktuellen Status von Projekten zu überwachen, den Fortschritt zu analysieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Die Transparenz, die durch die Reservierungsfunktion geschaffen wird, erleichtert zudem die Identifizierung von Engpässen und ermöglicht rechtzeitige Gegenmaßnahmen.

Fazit: Die Reservierungsfunktion in easyWinArt erleichtert es Unternehmen, Ressourcen, sei es Maschinen, Arbeitskräfte oder Materialien, im Voraus zu planen und zu organisieren. Dieser Planungsschritt ist entscheidend, um Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Ressourcen rechtzeitig und in ausreichender Menge verfügbar sind.

Praxistipp // Mit externen Fenstern arbeiten

easyWinArt wurde so gestaltet, dass sämtliche Inhalte übersichtlich auf einem Bildschirm angezeigt und gesteuert werden können. Trotzdem besteht die Möglichkeit, einzelne Fenster aus dem Grundlayout heraus separat darzustellen.

Dies ermöglicht es beispielsweise ausgewählte Inhalte in einem externen Fenster auf einem zweiten Bildschirm anzuzeigen. Verwenden Sie das Tastenkürzel STRG + Alt und starten Sie die gewünschte Menüfunktion. Alternativ können Sie auch das im Bild dargestellte Symbol (zwei Bildschirme) aus der Menüleiste (oben links) verwenden. Sie können beliebig viele externe Fenster öffnen.

Erweiterung bei der FiBu-Ausgabe für OSS (One-Stop-Shop) und Reverse-Charge-Verfahren

Es werden ab sofort zwei neue Felder im Export der FiBu-Ausgabe für EU-Länder gefüllt.

“EU-Mitgliedstaat und UStID” und “EU-Steuersatz”

Wenn das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wurde, wird beim Export die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der Adresse der Leistungserbringung in das Feld “EU-Mitgliedstaat u. UStID” eingetragen. Das Feld “EU-Steuersatz” bleibt leer.

Wenn das OSS-Verfahren angewendet wird, muss OSS lizensiert und in der Mandantenkonfiguration aktiviert sein. In diesem Fall wird das Feld “EU-Mitgliedstaat u. UStID” mit dem 2-stelligen Länderkürzel der Vorgangs-Adresse gefüllt. Das Feld “EU-Steuersatz” wird mit dem Steuersatz des EU-Landes aus der Position gefüllt.

Programm-Version des Updates:
5.4836.102.24

Set-Artikel: Eine clevere Lösung für individuelle Angebote und eine effiziente Lagerverwaltung

Set-Artikel sind spezielle Produkte oder Artikel, die aus mehreren Einzelteilen oder Komponenten zusammengestellt werden. Sie werden oft auch als “Zusammenstellungsartikel” oder “Set-Produkt” bezeichnet. Im Zusammenhang mit Einkäufen und Lagerverwaltung bedeutet dies, dass ein Set-Artikel aus mehreren Teilen besteht, die separat im Lager vorhanden sind, aber zusammen als ein Produkt verkauft oder verwaltet werden.

Ein anschauliches Beispiel für einen Set-Artikel: Der Kauf eines Tisches in einem schwedischen Möbelhaus. Der Kunde kauft einen Tisch. Dieser besteht aus mehreren Einzelteilen: 4 Tischbeinen und einer Tischplatte. Diese Einzelteile werden zwar separat gelagert, aber beim Kauf als “ein Artikel” zusammengefügt. Ein Verkauf ist nur möglich, wenn alle Komponenten im Lager vorhanden sind. (Ausnahmen sind möglich: Im Falle von ausverkauften Artikeln im Lager sind selbstverständlich auch Rückstellungen möglich.)

Set-Artikel werden oft aus vorhandenen Produkten im Lager zusammengestellt, um Kunden eine vorgefertigte Lösung anzubieten. Dies kann beispielsweise für saisonale Pakete wie Frühjahrspakete oder Weihnachtspakete im Handel gelten. Wenn ein Kunde ein solches Paket kauft, erfolgt eine automatische Lagerkorrektur. Bei Bedarf können automatisch alle zugehörigen Artikel auf der Lieferbescheinigung aufgeführt werden.

Ein weiteres Beispiel: Ein Unternehmer möchte seinen Kunden ein besonderes Angebot unterbreiten: Beim Kauf eines Druckers wirbt er mit der kostenlosen Zugabe einer Druckerpatrone. In easyWinArt erstellt der Unternehmer für dieses Angebot ein Set, das einen Drucker und eine Original-Druckerpatrone enthält. Beim Verkauf dieses Sets werden alle notwendigen Informationen automatisch angepasst, der Lagerbestand wird aktualisiert, und die Patrone erscheint kostenfrei auf der Rechnung und auf dem Lieferschein.

Set-Artikel können auch für Vorabdispositionen verwendet werden, wenn ein Artikel zur Produktion benötigt wird, aber nicht mit dem Endprodukt an den Kunden verschickt wird. Ein Beispiel hierfür wäre die Produktion eines T-Shirts im Siebdruckverfahren. Das Sieb wird für die Produktion benötigt und muss vorab disponiert werden, um sicherzustellen, dass es verfügbar ist. Der Kunde erhält jedoch nur das Endprodukt, nicht das Sieb.

In der Software “easyWinArt” werden Set-Artikel über die Verkaufs-Stückliste verwaltet. Die einzelnen Komponenten oder Teile eines Sets werden in easyWinArt verknüpft und zusammengeführt, und erleichtern den Verkaufsprozess und die Lagerverwaltung.

Noch offene Fragen zu diesem Add-on? Vereinbaren Sie gerne einen persönlichen Termin mit uns. In einer Live-Vorführung zeigen wir Ihnen gerne alle Funktionen im Detail.

Praxistipp // Icon für “neuen Beleg erzeugen”

Mit diesem Symbol können Sie in easyWinArt direkt aus jeder beliebigen Adresse einen neuen Beleg (z. B. Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Gutschrift, Rücklieferung, Rahmenauftrag, A´Konto-Rechnung, Reklamation, Beistell-Lieferung, Beistell-Rücklieferungen) sowohl für den Einkauf, als auch für den Verkauf erzeugen. Das Symbol ist eine kleine Zauberkiste in der diese zahlreichen Funktionen stecken.

Änderung: Teilabrufe mit offener Menge abgleichen 

Es erfolgt beim Teilpushen eines Auftrags oder einer Bestellung jetzt eine Prüfung, ob die neue offene Positionsmenge kleiner ist als die ggf. vorhandene Teilmenge. Sollte dies so sein, wird der Teilbeleg-Druck abgeschaltet und die Teilbeleg-Menge auf 0 gesetzt. Diese Logik funktioniert nur, wenn der entsprechende Schalter zur Konfiguration gesetzt ist. 

Programm-Version des Updates:
5.4833.501.24 

Änderung bei den Teilabrufen

Bei Teilabrufen werden jetzt der bestätigte Liefertermin und der gewünschte Liefertermin der Belegposition oder des Beleges mit protokolliert. Außerdem wird der Mailversand von Teilabrufen protokolliert sowie die Abrufmenge. Bei Teilabrufen, die der Restmenge entsprechen, wird der Beleg auf erledigt gesetzt.

Programm-Version des Updates:
5.4828.712.23