Kategorie: easyWinArt Anwender

So funktioniert´s einfach: Die auftragsbezogene Warenbeschaffung

IT-Easy GmbH

Mit unseren beiden leistungsstarken Add-ons

  1. Auftragsbezogenes Bestellwesen
  2. Auftragsbezogene Fertigung

wird die Warenbeschaffung zu einem reibungslosen und zeitsparenden Prozess. Wir erläutern Ihnen nachfolgend, wie diese Add-Ons Ihre Beschaffungsabläufe optimieren und Ihnen helfen, flexibel auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu reagieren.

Das Add-On „Auftragsbezogenes Bestellwesen“

Das Add-On „Auftragsbezogenes Bestellwesen“ in easyWinArt ermöglicht es Ihnen, Bestellungen von Waren oder Dienstleistungen speziell auf Grundlage von Kundenaufträgen auszulösen. Unabhängig von Ihren Lagerbeständen, generieren Sie Bestellungen, wenn ein konkreter Auftrag seitens des Kunden besteht.

Die auftragsbezogene Bestellung bietet Ihnen mehrere Vorteile. Zum einen ermöglicht sie eine genauere Planung und Steuerung der Bestände durch die Bestellung der benötigten Menge. Außerdem können individueller Anpassungen oder Sonderwünsche Ihrer Kunden berücksichtigt werden. Fazit: Das auftragsbezogene Bestellwesen ist ein Tool, mit dem Sie schnell und einfach auf Marktveränderungen und Kundenbedürfnisse reagieren können. Dieses Add-On erweist sich als äußerst vorteilhaft für Unternehmen ohne eigenes Lager, die sich vorrangig im Bereich des “Streckengeschäfts” bewegen.

Die Funktion des Add-Ons: Durch einen simplen Klick auf den entsprechenden Button (roter Würfel mit gelben Pfeil) öffnet sich ein neues Fenster, das lediglich die relevanten Positionen für den ausgewählten Artikel auflistet. Sollten Sie im Artikelstamm festgelegt haben, dass auch Positionen aus Ihrer eigenen Fertigung erforderlich sind, können Sie diese unkompliziert über die (siehe auch) auftragsbezogene Fertigung initiieren.

In einer klar strukturierten Liste haben Sie die Möglichkeit, den Lieferanten, die gewünschte Menge und sämtliche andere wichtige Details auszuwählen. Die Gesamtsumme pro Lieferant wird automatisch berechnet, sodass Sie stets den Überblick über die Bestellkosten behalten. Darüber hinaus können Sie mit nur einem Klick festlegen, ob die bestellte Ware in Ihr eigenes Lager geliefert werden soll oder ob es sich um ein “Streckengeschäft” handelt, bei dem die Ware direkt zum Kunden versandt wird. In letzterem Fall wird die Adresse des Kunden als abweichende Lieferanschrift in der Bestellung festgehalten.

Schließlich bleibt Ihnen nur noch, den Auftrag ganz bequem auszudrucken oder direkt per E-Mail zu versenden. Mit dieser simplen und effizienten Lösung schließen Sie Ihre Bestellungen im Handumdrehen ab und behalten stets die volle Kontrolle über Ihre Geschäftsprozesse.

Warenbeschaffung mit dem Add-On
“Auftragsbezogenes Bestellwesen”

Kompatibel mit folgenden Editionen:
Commerce-Edition, Warehouse-Edition und Production-Edition

Add-On Kosten “Auftragsbezogenes Bestellwesen”:
Basispreis ab 20 € (Kauf / pro Lizenz)
bzw. ab 1,00 € (Miete / pro Lizenz / pro Monat)

2. Auftragsbezogene Fertigung

Einen ganz ähnlichen Prozess können Sie mit dem Add-On „Auftragsbezogene Fertigung“ abbilden. Hier starten Sie mit der Fertigung speziell auf Grundlage von individuellen Kundenaufträgen. Anders als bei der Massenproduktion, bei der große Mengen von Produkten vorab hergestellt und gelagert werden, um auf zukünftige Nachfrage zu reagieren, beginnt die Fertigung also erst, wenn ein konkreter Auftrag von einem Kunden eingegangen ist.

Die Funktion des Add-Ons:

Durch einen Klick auf den entsprechenden Button (2 graue Zahnräder mit grünem Pfeil) öffnet sich ein neues Fenster, das alle Positionen anzeigt, die fertigungsfähig sind. Sie können ganz einfach die gewünschten Positionen per Checkbox auswählen, und schon kann der Fertigungsauftrag generiert werden. Alle generierten Fertigungsaufträge werden natürlich miteinander verknüpft, sodass eine klare Zuordnung jederzeit ersichtlich ist.

Kurze Wege für Fertigungsaufträge!
Das Add-On “Auftragsbezogene Fertigung” 

Kompatibel mit folgender Edition: Production-Edition

Add-on Kosten “Auftragsbezogene Fertigung”:
Basispreis ab 20 € (Kauf / pro Lizenz)
bzw. ab 1,00 € (Miete / pro Lizenz / pro Monat)

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir beraten Sie gerne persönlich! Kontaktieren Sie uns unter: Tel.: 02161 277 680 oder info@it-easy.de.

Praxis-Tipp // Dokumente mit einem Doppelklick öffnen

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Das kennen Sie bestimmt auch: Sie haben ein Dokument im Dokumentenmanagementsystem (DMS) in easyWinArt ERP archiviert und machen einen Doppelklick. Es öffnet sich die Menüfunktion und Ihnen wird das Dokument in der Vorschau angezeigt.

Um das Dokument stattdessen im entsprechenden Programm zu öffnen (sofern installiert), genügt es, während des Doppelklicks zusätzlich die STRG-Taste gedrückt zu halten.

Fazit: Ein einfacher Doppelklick öffnet die Menüfunktion; ein Doppelklick mit STRG-Taste öffnet die Datei selbst.

Sofern gewünscht, können Sie diese Funktion in der Mandantenkonfiguration anpassen:

  1. Navigieren Sie zur “Mandanten-Konfiguration” im Menü und wählen Sie die Registerkarte “Dokumenten-Management”.
  2. Aktivieren Sie die Option “Dokument in DMS-Registerkarte per Doppelklick öffnen”.

Dadurch wird das Verhalten umgekehrt: Ein einfacher Doppelklick öffnet nun das Dokument selbst, während ein Doppelklick mit gedrückter STRG-Taste die Menüfunktion öffnet.

Effiziente Ressourcenplanung mit Reservierungen

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Worum geht es? Vereinfacht ausgedrückt geht es bei dem Add-on „Reservierungen“ um Lager-, Fertigungs- und Bestell-Bestände, die für diverse Bedarfe reserviert werden, d.h. diese Reservierungen können mit unterschiedlichen „Bedarfsverursachern“ automatisch verknüpft werden. Ein Verursacher kann zum Beispiel eine Fertigungsauftragsstückliste, eine Kundenauftragsposition oder ein Lagermindestbestand sein. Die entsprechende Disposition erstellt automatisch Reservierungen auf Basis der Bedarfsinformationen und anderer relevanten Parameter.

Das Besondere bei Reservierungen in easyWinArt: Ihre Bestellung kann bereits vor der Anlieferung für einen Auftrag reserviert werden. Sobald die Ware dann im Lager eintrifft, ist der Artikel für den „Bedarfsverursacher“ reserviert, d.h. die Reservierungsverknüpfung wird umgelegt auf den dann reservierten Lagerbestand.

Immer alles im Blick: In dem übersichtlichen Reservierungsjournal werden alle Einträge dokumentiert, so dass eine präzise Nachverfolgung von Ressourcenbewegungen im gesamten Unternehmen möglich ist. Dies ist besonders wichtig, um den aktuellen Status von Projekten zu überwachen, den Fortschritt zu analysieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Die Transparenz, die durch die Reservierungsfunktion geschaffen wird, erleichtert zudem die Identifizierung von Engpässen und ermöglicht rechtzeitige Gegenmaßnahmen.

Fazit: Die Reservierungsfunktion in easyWinArt erleichtert es Unternehmen, Ressourcen, sei es Maschinen, Arbeitskräfte oder Materialien, im Voraus zu planen und zu organisieren. Dieser Planungsschritt ist entscheidend, um Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Ressourcen rechtzeitig und in ausreichender Menge verfügbar sind.

Praxistipp // Mit externen Fenstern arbeiten

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easyWinArt wurde so gestaltet, dass sämtliche Inhalte übersichtlich auf einem Bildschirm angezeigt und gesteuert werden können. Trotzdem besteht die Möglichkeit, einzelne Fenster aus dem Grundlayout heraus separat darzustellen.

Dies ermöglicht es beispielsweise ausgewählte Inhalte in einem externen Fenster auf einem zweiten Bildschirm anzuzeigen. Verwenden Sie das Tastenkürzel STRG + Alt und starten Sie die gewünschte Menüfunktion. Alternativ können Sie auch das im Bild dargestellte Symbol (zwei Bildschirme) aus der Menüleiste (oben links) verwenden. Sie können beliebig viele externe Fenster öffnen.

Set-Artikel: Eine clevere Lösung für individuelle Angebote und eine effiziente Lagerverwaltung

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Set-Artikel sind spezielle Produkte oder Artikel, die aus mehreren Einzelteilen oder Komponenten zusammengestellt werden. Sie werden oft auch als “Zusammenstellungsartikel” oder “Set-Produkt” bezeichnet. Im Zusammenhang mit Einkäufen und Lagerverwaltung bedeutet dies, dass ein Set-Artikel aus mehreren Teilen besteht, die separat im Lager vorhanden sind, aber zusammen als ein Produkt verkauft oder verwaltet werden.

Ein anschauliches Beispiel für einen Set-Artikel: Der Kauf eines Tisches in einem schwedischen Möbelhaus. Der Kunde kauft einen Tisch. Dieser besteht aus mehreren Einzelteilen: 4 Tischbeinen und einer Tischplatte. Diese Einzelteile werden zwar separat gelagert, aber beim Kauf als “ein Artikel” zusammengefügt. Ein Verkauf ist nur möglich, wenn alle Komponenten im Lager vorhanden sind. (Ausnahmen sind möglich: Im Falle von ausverkauften Artikeln im Lager sind selbstverständlich auch Rückstellungen möglich.)

Set-Artikel werden oft aus vorhandenen Produkten im Lager zusammengestellt, um Kunden eine vorgefertigte Lösung anzubieten. Dies kann beispielsweise für saisonale Pakete wie Frühjahrspakete oder Weihnachtspakete im Handel gelten. Wenn ein Kunde ein solches Paket kauft, erfolgt eine automatische Lagerkorrektur. Bei Bedarf können automatisch alle zugehörigen Artikel auf der Lieferbescheinigung aufgeführt werden.

Ein weiteres Beispiel: Ein Unternehmer möchte seinen Kunden ein besonderes Angebot unterbreiten: Beim Kauf eines Druckers wirbt er mit der kostenlosen Zugabe einer Druckerpatrone. In easyWinArt erstellt der Unternehmer für dieses Angebot ein Set, das einen Drucker und eine Original-Druckerpatrone enthält. Beim Verkauf dieses Sets werden alle notwendigen Informationen automatisch angepasst, der Lagerbestand wird aktualisiert, und die Patrone erscheint kostenfrei auf der Rechnung und auf dem Lieferschein.

Set-Artikel können auch für Vorabdispositionen verwendet werden, wenn ein Artikel zur Produktion benötigt wird, aber nicht mit dem Endprodukt an den Kunden verschickt wird. Ein Beispiel hierfür wäre die Produktion eines T-Shirts im Siebdruckverfahren. Das Sieb wird für die Produktion benötigt und muss vorab disponiert werden, um sicherzustellen, dass es verfügbar ist. Der Kunde erhält jedoch nur das Endprodukt, nicht das Sieb.

In der Software “easyWinArt” werden Set-Artikel über die Verkaufs-Stückliste verwaltet. Die einzelnen Komponenten oder Teile eines Sets werden in easyWinArt verknüpft und zusammengeführt, und erleichtern den Verkaufsprozess und die Lagerverwaltung.

Noch offene Fragen zu diesem Add-on? Vereinbaren Sie gerne einen persönlichen Termin mit uns. In einer Live-Vorführung zeigen wir Ihnen gerne alle Funktionen im Detail.

Praxistipp // Icon für “neuen Beleg erzeugen”

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Mit diesem Symbol können Sie in easyWinArt direkt aus jeder beliebigen Adresse einen neuen Beleg (z. B. Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Gutschrift, Rücklieferung, Rahmenauftrag, A´Konto-Rechnung, Reklamation, Beistell-Lieferung, Beistell-Rücklieferungen) sowohl für den Einkauf, als auch für den Verkauf erzeugen. Das Symbol ist eine kleine Zauberkiste in der diese zahlreichen Funktionen stecken.

Praxistipp // Individuelle Kunden- bzw. Lieferantenrabatte anlegen

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Ein Fallbeispiel: Während eines Telefonats zwischen Herrn Meyer und der Kundin Frau Muster wird ein maßgeschneiderter Rabatt für Frau Muster in Bezug auf ein spezielles Produkt verhandelt. Frau Muster bekommt ab sofort dauerhaft einen vergünstigten Preis für dieses Produkt zugesagt, während andere Kunden – nach wie vor – den regulären Artikelpreis zu zahlen haben.

Die Vorgehensweise in easyWinArt-ERP ist denkbar unkompliziert: Herr Meyer befindet sich in easyWinArt in einem laufenden Auftragsprozess. An dieser Stelle gibt er den neuen Preis für Frau Muster ein und muss dann nur noch das “Adress-spezifischen Preis festlegen”-Symbol anklicken. In genau diesem Augenblick und für alle zukünftigen Transaktionen in Bezug auf diesen Artikel wird dieser Preis für Frau Muster als verbindlich hinterlegt. Alle übrigen Kunden zahlen weiterhin den allgemein gültigen Standard-Artikelpreis. (Der gleiche Prozess ist übrigens auch im Einkauf möglich. Hier können Sie mit einem Klick individuelle lieferantenspezifische Preise vergeben.)

WINTERAKTION für Bestandskunden – nur bis zum 31.12.2023

IT-Easy GmbH

Unsere Kunden sind der Herzschlag unseres Unternehmens! Mit dieser Aktion möchten wir uns bei unseren treuen Bestandskunden für Ihr Vertrauen bedanken:

Eröffnen Sie sich neue Möglichkeiten für Ihre ERP-Software! Die Plus-Version ist Ihr Schlüssel zu einem maßgeschneiderten und dennoch stets aktualisierbaren ERP-System. Mit der Plus-Version können Sie individuelle Erweiterungen selbst programmieren oder nach Ihren Wünschen programmieren lassen. Verpassen Sie nicht diese einzigartige Gelegenheit! Profitieren Sie von unserem Angebot Ihr Upgrade auf die Plus-Version mit einem Rabatt von 50% zu erhalten.

Sie sind bereits easyWinArt-Plus-Version-Kunde? Auch dann haben Sie die Möglichkeit, von unserer aktuellen Winteraktion zu profitieren! Sie können die Funktionalitäten Ihres ERP-Systems erweitern, indem Sie zwei zusätzliche Add-ons erwerben. Unser Angebot: Wenn Sie zwei neue Add-ons erwerben, bezahlen Sie nur eins – das günstigere Add-on erhalten Sie kostenlos dazu. Eine vollständige Übersicht aller verfügbaren Add-ons finden Sie auf unserer Website unter folgendem Link: https://it-easy.de/preise

Wichtig : +++ Die 50% Winteraktion richtet sich ausschließlich an Kunden, die zum 01.11.2023 bereits easyWinArt-Kunde waren. Die Aktion ist befristet und gilt nur bis zum 31. Dezember 2023. +++ Beachten Sie bitte, dass sich alle oben genannten Rabatte nur auf den Kaufpreis beziehen. Durch den Kauf des Upgrades auf die Plus-Lizenz bzw. durch den Kauf von zusätzlichen Add-ons erhöhen sich Ihre jährlichen Wartungskosten.

Das Add-on “Automatisiertes Mahnwesen”

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Das automatisierte Mahnwesen in einem ERP-System spielt eine entscheidende Rolle im Finanzmanagement eines Unternehmens. Es ermöglicht eine transparente und effiziente Verwaltung offener Rechnungen.

Durch die Nutzung des easyWinArt Add-ons “Automatisiertes Mahnwesen” behalten Sie die volle Kontrolle über ausstehende Kundenrechnungen. Die Automatisierung in easyWinArt gewährleistet zuverlässige, effiziente und konsistente Erstellung und Versendung von Mahnungen.

Die allgemeinen Einstellungen dieses Tools sind äußerst benutzerfreundlich. Sie können die Grundkonfigurationen nach ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Dazu gehört die Festlegung von Zahlungsbedingungen, wie Fälligkeitsdaten und mögliche Karenztage. Zusätzlich können Sie unterschiedliche und beliebig viele Mahnstufen definieren und bestimmen, zu welchem Zeitpunkt diese Stufen aktiviert werden sollen. Ebenso können Standardtexte für Rechnungen und vordefinierte E-Mail-Texte gespeichert, in verschiedenen Sprachen hinterlegt und je nach Bedarf ausgewählt werden.

Die Individualisierung des Mahnwesens auf Kundenbasis ist ein weiterer Pluspunkt. Das Add-on “Automatisiertes Mahnwesen” ermöglicht es, individuelle Einstellungen für jeden Kunden vorzunehmen. Das bedeutet, dass Sie maßgeschneiderte Sperrmechanismen für Mahnungen und Lieferungen für einzelne Kunden festlegen können. Dies ist besonders nützlich, um flexibel auf die speziellen Anforderungen und Zahlungsgewohnheiten einzelner Kunden einzugehen.

Die Mahnhistorie in easyWinArt bietet zudem einen wertvollen Überblick über die Zahlungsverläufe der Kunden. Sie können damit wiederholte Zahlungsverzögerungen identifizieren und proaktiv auf diese reagieren, um die Liquidität zu sichern.

Insgesamt trägt das automatisierte Mahnwesen erheblich zur finanziellen Stabilität und Effizienz Ihres Unternehmens bei. Es reduziert den manuellen Aufwand, senkt die Kosten und verbessert die Liquiditätssteuerung. Gleichzeitig schützt es die Kundenbeziehungen, da Mahnungen effizient und konsistent erstellt und verschickt werden, ohne menschliche Fehlerquellen.

Die Implementierung eines solchen Systems ist daher eine kluge Investition, um die Finanzen erfolgreich und effizient zu verwalten. Wenn Sie Interesse daran haben, Ihr Mahnwesen zu optimieren und mehr über die Möglichkeiten von easyWinArt zu erfahren, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Vereinbaren Sie einfach Ihren persönlichen Vorführungstermin und wir präsentieren Ihnen das automatisierte Mahnwesen in easyWinArt im Detail.

Die Stichtags-Inventur / Die permanente Inventur mit Ihrem ERP-System

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Zählen, wiegen, messen – oder scannen!

Eine Inventur wird in der Regel nur einmal im Jahr durchgeführt, ist aber eine gesetzlich vorgeschriebene Maßnahme zur Wertermittlung des Lagerbestands. Um Ihnen die erforderlichen Einstellungen in Bezug auf Ihre Inventur in easyWinArt zu erleichtern, geben wir Ihnen nachfolgend einen kurzen Überblick der Funktionen innerhalb dieses Add-ons.

Egal ob Stichtags-Inventur oder permanente Inventur.
So geht’s in easyWinArt:

  • Sie starten die Anwendung in easyWinArt über den Menüpunkt > Lager > Inventur > neu. Zur eindeutigen Identifikation Ihrer Inventur vergeben Sie zuallererst eine sinnvolle Bezeichnung. Bevor Sie mit der physikalischen Zählung beginnen, müssen Sie das Häkchen “Zählung starten” setzen.
  • Wählen Sie aus den Einstellungen die Option “Inventurkomfort”. Mit dieser Einstellung definieren Sie, wie Sie eventuelle Fehlbestände nach der Inventur korrigieren möchten. Sie haben verschiedene Möglichkeiten: a) Fehlende Fehlbestände können mit “0” vervollständigt werden. b) Fehlbestände werden gar nicht beachtet. c) Fehlbestände werden mit dem Bestand vervollständigt.
    Im Gegensatz zur Stichtags-Inventur geht man bei der permanenten Inventur davon aus, dass nur ein Teil der Bestände gezählt wird. Hier ist die Option “Inventurkomfort” folglich nicht erforderlich.
  • Führen Sie nun Ihre physikalische Zählung durch. Erzeugen Sie ab jetzt bestenfalls keine Lagerbuchungen mehr in easyWinArt. Die entsprechenden Buchungen werden zwar erfasst, müssen aber ggf. zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal bewertet/überprüft werden. Fragliche Buchungen können immer über das „Lagerjournal“ eingesehen werden. Wichtig: Bei Ihrer Zählung muss mindestens ein Zählergebnis in der “Inventur-Zählung” erfasst werden. Andernfalls kann eine Inventur nicht gebucht werden.
  • Optional: Die papierlose Zählung. Führen Sie eine papierlose Zählung mit Hilfe der easyWinArt-Barcodeleser durch. Unsere papierlose Inventurmethode bietet in Kombination mit unseren Barcodelese-Geräten eine erhebliche Steigerung der Effizienz und Genauigkeit im Inventurprozess. Dies führt zu einer besseren Bestandsverwaltung, reduzierten Kosten und einer insgesamt verbesserten betrieblichen Leistungsfähigkeit.
  • Nach dem Ende der physikalischen Zählung muss das Häkchen “Zählung beenden” gesetzt werden. Ab diesem Zeitpunkt können auch wieder bedenkenlos Lagerbuchungen erzeugt werden. Ebenso ist es jetzt noch möglich, manuelle Zählergebnisse in die “Inventur-Zählung” einzugeben. Es empfiehlt sich, alle Zählergebnisse der “Inventur-Zählung” noch einmal zu prüfen und ggf. zu korrigieren.
  • Das Beenden der Inventur: Drücken Sie den Toolbar-Button “Inventur buchen”. In diesem Schritt werden die Soll- und Ist-Bestände in easyWinArt abgeglichen und ggf. korrigiert, und alle Aktivitäten werden im Lagerjournal protokolliert. Je nach Umfang Ihrer Inventur kann diese Transaktion etwas Zeit in Anspruch nehmen. Führen Sie diesen Schritt also möglichst nicht während der Haupt-Arbeitszeiten durch.

Immer gut vorbereitet – mit Listenvordrucken

easyWinArt bietet Ihnen verschiedene Listenvordrucke / Zähl-Listen, die Ihnen das physikalische Zählen erleichtert. Neben einfachen Blanko-Vordrucken können Sie Listen mit Bestandsangaben oder ohne Bestandsangaben auswählen und ausdrucken. Achtung: Alle Zähl-Listen finden Sie im Menüpunkt Listen > Lager-Listen > Inventur-Zählliste.

Die Inventur-Bewertung

Diese ermöglicht die Ermittlung der Bestände innerhalb eines bestimmten Zeitraums und bietet insgesamt drei Bewertungsverfahren:  1. Lagerdurchschnittspreis; 2. kleinster Einkaufspreis und 3. Eigentumsvorbehalt

Mit den Optionen a) Lagerdurchschnittspreis oder b) kleinster Einkaufspreis können Sie festlegen, zu welchem Preis die Artikel bewertet werden sollen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit der Option “Eigentumsvorbehalt”, bei der nicht-fakturierte Artikel zum Lagerbestand hinzugezählt werden können.

Noch offene Fragen? Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sollten Sie den Bedarf einer Schulung für sinnvoll erachten, kontaktieren Sie uns gerne, wir finden einen gemeinsamen Termin mit einem unserer Experten. Wir wünschen Ihnen schon jetzt ein gutes Gelingen bei Ihrer nächsten Inventur.

Praxis-Tipp // Wareneingangsabo

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Das Wareneingangsabo ist ein nützlicher Tipp zur Verbesserung der Auftragsbearbeitung und richtetet sich an alle Anwender, die ein Lager verwalten und die easyWinArt Warehouse-Edition nutzen:  
 
Wussten Sie, dass Sie sich automatisierte Benachrichtigungen über Lagerzugänge für ausgewählte Artikel einrichten können? Dadurch erhalten Sie umgehend eine Wiedervorlage, sobald der entsprechende Artikel in Ihrem Lager zugebucht wird. Auf diese Weise können Sie sofort mit dem Versand oder der Weiterverarbeitung von “wartenden Aufträgen” beginnen.

So aktiviert man das “Wareneingangs-Abonnement“:

Wählen Sie aus Ihren Artikelstammdaten einen Artikel, der „lagerfähig“ ist aus und über dessen Eintreffen Sie informiert werden möchten. Die weiteren Einstellungen erhalten Sie, wenn Sie bei den Registerkarten auf das Icon „Lager-Einstellungen“ (1) klicken. Im unteren Bereich des Fensters finden Sie neben „bearbeiten“ einen leeren Checkbox-Button. (2)   

Setzten Sie in der Checkbox den Haken, so ist das Abo aktiviert. Nun erhalten Sie bei jedem Lager-Zugang für diesen Artikel eine Meldung per Wiedervorlage. So wird man umgehend daran erinnert, dass ein bestimmter Artikel (endlich) eingetroffen ist. Sobald Sie keine Erinnerungen mehr wünschen, deaktivieren Sie das Abo. Der Haken muss lediglich durch einen erneuten Klick auf den Checkbox-Button entfernt werden.

Sollte sich der Haken nicht aktivieren lassen, so kann es sein, dass die Funktion des “Wareneingangs-Abonnements” zunächst in der Mandanten-Konfiguration auf der Registerkarte “Artikel” aktiviert werden muss.

Praxis-Tipp // Der Excel-Datenexport im Detail

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Wussten Sie schon, dass Sie Ihre easyWinArt Suchlisten exportieren können? – Sie haben die Möglichkeit, eine Excel-Datei an einem Ort Ihrer Wahl zu speichern oder die Liste direkt in Excel zu öffnen (sofern Excel auf Ihrem Server oder Rechner installiert ist).

  • Standardmäßig werden die individuellen Spalteneinstellungen exportiert. Falls Sie jedoch alle verfügbaren Spalten des Systems exportieren möchten, genügt ein Klick auf “alle Spalten exportieren”.
  • Mit der Auswahl „Textumbruch“, „angepasste Zellenhöhe“ und Spaltenbreite der Suchleiste bietet Ihnen easyWinArt einen komfortablen und optimierten Export zur besseren Visualisierung in Excel.
  • Besonders für Programmierer und Entwickler interessant: Die Möglichkeit die “GUID”-Spalte zu exportieren. GUID steht für „Global Unique Identifier“ und ist eine eindeutige Datenbankkennung, die insbesondere bei technischen Anforderungen von großem Nutzen ist.

Add-ons, die Ihr Steuerberater lieben wird!

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easyWinArt-Add-ons im Fokus #001

Immer wieder stellen wir fest, dass Kunden deutlich mehr Nutzen aus Ihrem ERP System easyWinArt ziehen könnten. Den meisten Anwendern ist gar nicht bewusst, welche Möglichkeiten ihr ERP-System bereit hält, und welche Arbeitserleichterung easyWinArt bietet. Über 40 Funktionen können zusätzlich zur Commerce / Warehouse oder auch zur Production-Edition hinzugebucht werden. Das ein oder andere Add-on passt wahrscheinlich auch zu Ihrem Unternehmen und vereinfacht Ihnen einen bestimmten Arbeitsprozess. Künftig werden wir diese Add-ons hier im Detail beleuchten.

Schnittstellen zu “DATEV-Finanzbuchhaltung” und zu „Unternehmen-Online“

“DATEV-Finanzbuchhaltung” und “Unternehmen-Online” sind Bestandteile der Softwarelösung DATEV der DATEV eG. Sie wurden entwickelt, um Unternehmen bei ihrer Buchführung, Finanzbuchhaltung und anderen betriebswirtschaftlichen Aufgaben zu unterstützen. Die Software bietet eine cloudbasierte Plattform, auf der Unternehmen und ihre Steuerberater effizient zusammenarbeiten können.

Was macht die Schnittstelle “DATEV-Finanzbuchhaltung”?

Die DATEV-Schnittstelle ist vielen easyWinArt Anwendern bekannt und wird sehr häufig verwendet. Sie digitalisiert und vereinfacht den digitalen Buchungsprozess im Unternehmen. Alle für den Steuerberater relevanten Daten werden direkt aus dem System digital und sicher an den Steuerberater versendet. Das erfolgt durch eine aufbereitete CSV.-Datei gemäß DATEV-Standard, die der Steuerberater sodann problemlos in sein System einspielen kann.

Welche Aufgabe übernimmt die Schnittstelle zu „DATEV Unternehmen-Online“?

easyWinArt ERP bietet eine Schnittstelle zu „Unternehmen-Online“. Sie ist für alle Kunden interessant, die bereits eine Schnittstelle zu “DATEV-Finanzbuchhaltung” haben und damit arbeiten.

Viele kennen vielleicht noch den sogenannten „Pendel-Ordner“?! Es handelt sich dabei klassisch um einen herkömmlichen Ordner mit gesammelten Belegen, die in der Buchhaltung anfallen (Rechnungen, Zahlungseingänge, Zahlungsausgänge oder eine Vielzahl von anderen Belegen wie Spesenabrechnungen etc.). Diese müssen jeden Monat zur Prüfung zum Steuerberater gebracht werden. Den Namen „Pendel Ordner“ hat er deshalb, weil er jeden Monat zwischen dem Unternehmen und dem Steuerberater pendelt. Die Schnittstelle „Unternehmen-Online“ übernimmt die Aufgabe dieses Pendelordners in digitaler Form. Das perfekte Ende für die allseits unbeliebte Zettelwirtschaft. …

Und wie funktioniert das Add-on „Unternehmen-Online“?

Sie müssen sich das so vorstellen: Die Daten für DATEV werden in einer Cloud verwaltet. Sowohl der Steuerberater als auch der Mandant können nun auf die entsprechenden Daten zugreifen. Die Aufgabe des Nutzers von easyWinArt ist es, die Belege einzuscannen, bzw. einzulesen und in easyWinArt im Dokumenten-Management-System (DMS) an den entsprechenden Beleg „anzuhängen“.  Alle dazu relevanten Daten werden exportiert und dem Steuerberater zur Verfügung gestellt. Der Steuerberater hat nun die Möglichkeit alle Angaben in der CSV-Datei mit einem „Klick“ zu überprüfen. Er bekommt unmittelbar zur Position den entsprechenden Beleg (als PDF-Datei) angezeigt. Die DATEV nennt dies das “Belegbild”.

Welche Vorteile hat die Nutzung von “Unternehmen-Online”?

Neben den oben genannten Vorteilen des schnellen und unkomplizierten Datenabrufs werden die Ausgangsrechnungen automatisch archiviert. Das System ist revisionssicher und erfüllt die Aufbewahrungspflichten im vollen Umfang. Entwickelt wurde die Schnittstelle zu “Unternehmen-Online” bereits im Jahr 2022. Zahlreiche Kunden der IT-Easy, sowie die IT-Easy selbst, nutzen dieses hilfreiche Add-on bereits und genießen das zettelfreie / bzw. zettelreduzierte Büro. Keine lästigen und sperrigen Aktenordner mehr Platz im Büro für schönere Dinge, …

Haben wir Ihr Interesse geweckt? – Dann kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne ausführlich!

Praxis-Tipp // Hauptfenster-Einstellungen speichern 

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„Der Mensch ist ein Gewohnheitstier“ -… und Sie? Was tun Sie nach dem Start von easyWinArt? Maximieren Sie das Hauptfenster oder bestimmen Sie immer eine bestimmte Größe und Position?

ERP-Praxis Tipp: Hauptfenster speichern

Diese Klicks können Sie sich sparen! Unser Tipp: Nachdem Sie Ihre favorisierte Ansicht eingestellt haben, klicken Sie in der Menüleiste oben links auf das Icon „Hauptfenster-Einstellungen speichern“ (viertes Icon von links).

Von nun an wird easyWinArt immer in Ihrer bevorzugten Ansicht geöffnet. Sie können sogar bestimmte Fensterpositionen und -größen festlegen, indem Sie dieses Symbol verwenden. Durch das Dropdown-Menü können Sie jederzeit Ihre Einstellungen verwalten oder neu definieren.

easyWinArt und ShipXpert: Der schnelle Weg in Sachen Transport

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Einmal alle relevanten Daten eingegeben, funktioniert der Versand fast von allein. Mit unserem Add-on „ShipXpert“ haben wir Ihnen in easyWinArt die perfekte Schnittstelle zu unserem Partner für alle Versandoptionen (DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Dachser, …) geschaffen. Neben den Bereichen Kommissionierung, Versand, Sendungsverfolgung, Retoure, Zoll- und Gefahrgutabwicklung, deckt die große Produktpalette auch die automatisierte Exportanmeldung (ATLAS) mit ab.

Alles selbstverständlich DSGVO-konform und zu 100% sicher und zuverlässig! Klingt interessant? – Dann kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne.

Praxis-Tipp // Filter-Favoriten anlegen 

IT-Easy GmbH

Suchen Sie in easyWinArt häufig nach den gleichen Dingen? Wussten Sie schon, dass Sie nicht jedes Mal Ihre Suchkriterien erneut eingeben müssen? Sie können Ihre individuelle Suchabfrage als Filter-Favorit speichern. Befolgen Sie dazu folgende Schritte:

  1. Definieren Sie Ihre individuellen Suchkriterien über die „Erweiterte Suche“ und führen Sie Ihre Suche aus.
  2. Speichern Sie Ihre Such-Kriterien im easyWinArt-Fenster „Historie“ (unten links). Aus dem Kontextmenü des entsprechenden Eintrags (= Klick auf das Objekt mit der rechten Maustaste) wählen Sie „Als Filter-Favorit anlegen“. // Ihr neu angelegtes Such-Kriterium finden Sie nun auch im Navigationsblock. (oben links)
  3. Für eine eindeutige Bezeichnung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Navigationspunkt > Umbenennen. // Ihre individuelle Suchabfrage ist nun fertig definiert und gespeichert.

Bitte beachten Sie, dass bei diesem Vorgang die Suchkriterien gespeichert werden, nicht Ihre Ergebnisliste.

easyWinArt kann mehr als Sie denken!

IT-Easy GmbH

Als erfahrener Partner und Anbieter Ihres ERP-Systems möchten wir sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Softwarelösung herausholen und Ihr Geschäftspotenzial voll ausschöpfen können. Wir sind uns darüber bewusst, dass ein ERP-System ein komplexes Werkzeug ist und oft nicht alle Funktionen und Möglichkeiten vollständig genutzt werden.

Immer wieder stellen wir in Gesprächen mit unseren Kunden fest, dass easyWinArt-Funktionen nicht bekannt sind, oder bestimmte Prozesse im Umgang mit der ERP-Software umständlich durchgeführt werden. Unser Support-Team konnte in der Vergangenheit spontan zeitsparendere Lösungswege aufzeigen, die unmittelbar hilfreich für den täglichen Workflow waren und zu einem effizienteren Einsatz von easyWinArt führten.

Aus diesem Grund möchten wir Ihnen unsere Beratungsaktion „Möglichkeiten erkennen“ vorzustellen, die darauf abzielt, Ihnen dabei zu helfen, die Möglichkeiten Ihres ERP-Systems voll auszuschöpfen.

Unser Angebot:

Sie buchen für 60 Minuten eine intensive Video-Call-Beratung mit einem unserer ERP-Experten. In einem persönlichen Gespräch erhalten Sie eine ERP-Potenzial-Analyse. Für dieses 60-minütige Gespräch berechnen wir Ihnen lediglich 15 Minuten Ihres Service-Guthabens.

In einem lockeren Dialog zeigen Sie uns Ihre Arbeitsweise mit easyWinArt. Gemeinsam werden wir herausfinden, wie Sie Ihr easyWinArt-ERP-System optimal nutzen können. Unser Ziel ist es, Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen und Optimierungsvorschläge zu liefern, die auf Ihre individuellen Fragen und Bedürfnisse Antworten liefern.

Die Vorteile:

Die Vorteile einer Teilnahme an unserer Beratungsaktion sind vielfältig:

  • Identifizierung ungenutzter Potenziale: Entdecken Sie Funktionen, die Ihnen bisher entgangen sind, und erfahren Sie, wie Sie diese effektiv einsetzen können, um Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren.
  • Effizienzsteigerung: Wir helfen Ihnen dabei, manuelle Prozesse zu automatisieren und Arbeitsabläufe zu optimieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
  • Kostenoptimierung: Erfahren Sie, wie Sie Ihr ERP-System nutzen können, um Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität und Effektivität Ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern.
  • Wettbewerbsvorteil: Nutzen Sie Ihr ERP-System als strategisches Werkzeug, um Ihre Wettbewerbsposition zu stärken und innovative Lösungen zu implementieren.

Jetzt Termin vereinbaren:

Um von dieser kostengünstigen Beratungsaktion zu profitieren, bitten wir Sie, sich bei unserem Kundenservice anzumelden. Unser Team wird Ihnen gerne weitere Informationen zur Verfügung stellen und einen Beratungstermin mit Ihnen vereinbaren.

Tel.: 49 2161 277 680  |  E-Mail: info@it-easy.de 

Die Beratungsaktion „Möglichkeiten erkennen” ist zeitlich begrenzt bis zum 31.08.2023.

Praxis-Tipp // Datensatzänderungen automatisch speichern

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Praktische Helferlein im ERP-Workflow

In easyWinArt gibt es viele praktische „Helferlein“, die die Arbeitsvorgänge mit einem ERP-System vereinfachen und effizienter gestalten. Die Rede ist von kleinen, aber arbeitserleichternden Funktionen, die einen echten Mehrwert bieten.

Ein Beispiel: In der Menüleiste finden easyWinArt-Anwender ein Icon für „Datensatzänderungen automatisch speichern“ (=Diskettensymbol mit Häkchen). Mit dieser Funktion können Sie auf das manuelle Speichern verzichten und so – schnell und effizient – viele Vorgänge hintereinander bearbeiten. (z.B.: bei der Bearbeitung von Stücklisten).

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Automatisierung von Buchhaltungsprozessen mit ZUGFeRD / XRechnung

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Mittlerweile sind die Begrifflichkeiten hinlänglich bekannt und schnell in den richtigen Kontext gebracht: Es geht um die elektronische Rechnungstellung von Geschäften zwischen Unternehmen sowie den Austausch von Rechnungsdaten von Unternehmen an Behörden. Beide Formate, ZUGFeRD und XRechnung, haben das Ziel, den elektronischen Rechnungsaustausch zu vereinfachen, die Effizienz zu steigern und die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen zu fördern.

In easyWinArt bieten wir Ihnen ab der Version 5.4769.2205.23 die Möglichkeit das Add-on ZUGFeRD / XRechnung in Ihr ERP-System zu integrieren. Wir erzeugen eine ZUGFeRD-Rechnung nach der EU-Norm 16931, die sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist. Unabhängig davon, ob Sie als Unternehmen bereits Rechnungen mit der EU-Norm versenden müssen, profitieren Sie von diesem elektronischen Rechnungsstandard.

Die Integration von ZUGFeRD in unsere ERP-Software ist ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und wird Ihnen dabei helfen, Prozesse zu optimieren und Zeit und Kosten zu sparen. Sie können Rechnungen automatisch erstellen und versenden, ohne dabei die Software wechseln oder wiederkehrende, manuelle Eingaben vornehmen zu müssen. Das spart Ihnen Zeit und erhöht die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe erheblich.

Die Implementierung des Add-ons “ZUGFeRD / XRechnung” ist gewohnt einfach. Kontaktieren Sie uns und Sie erhalten umgehend ein unverbindliches Angebot. Nach Ihrer Auftragserteilung schalten wir Ihnen die Funktion des Add-ons “ZUGFeRD / XRechnung” in easyWinArt frei. Nach Ihrem Update können Sie dann den elektronischen Rechnungs-Standard uneingeschränkt nutzen.

Noch Fragen? Für ein beratendes Gespräch steht Ihnen Herr Kempa gerne unter 02161 277 680 zur Verfügung. Oder Sie kontaktieren uns per Mail: info@it-easy.de.

Hintergrundinformationen:
XRechnung? ZUGFeRD? – Was ist was? Und wie unterscheiden sich die beiden Formate?

Die XRechnung ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen, das speziell in Deutschland verwendet wird. Sie basiert auf dem europäischen Standard für elektronische Rechnungen, der als European Norm (EN) 16931 bekannt ist. Bei der XRechnung handelt es sich um ein strukturiertes XML-Format, das den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern ermöglicht. Es legt ein einheitliches Schema fest, das die verschiedenen Elemente einer Rechnung wie Absender, Empfänger, Rechnungspositionen, Steuerinformationen und Zahlungsbedingungen enthält. XRechnungen sind reine maschinenlesbare XML-Dateien mit der Endung .xml.

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Auch hierbei handelt es sich um ein Datenformat für elektronische Rechnungen. Es kombiniert das maschinenlesbare XML-Format mit einer eingebetteten PDF-Datei, die eine visuelle Darstellung der Rechnung enthält. Dadurch können Unternehmen Rechnungen elektronisch austauschen und automatisiert verarbeiten, während gleichzeitig die visuelle Darstellung für menschliche Benutzer gewährleistet ist.

In easyWinArt ist das Add-on „ZUGFeRD / XRechnung“ mit der Version 2.2 von XRechnung vollständig einsatzbereit. Die Erstellung einer XRechnung können Sie manuell in den Menüfunktionen auswählen. Sie erhalten im Ergebnis ein hybrides Format (PDF/A-3). Es besteht aus einem menschenlesbaren, sichtbaren PDF-Teil, und in diesen ist ein maschinenlesbarer XML-Teil eingebettet. ZUGFeRD-Dateien haben die Endung .pdf.

Praxis-Tipp // Das Wecker-Icon

IT-Easy GmbH

easyWinArt Praxis-Tipp für Anwender: In allen Menüfunktionen von easyWinArt können Sie mithilfe des Wecker-Icons in der oberen Symbolleiste eine Wiedervorlage (Erinnerung) für einen beliebigen Datensatz erstellen, der daraufhin mit einem Verweis versehen wird. Gewusst?