Effiziente Abläufe sind für den Erfolg von Unternehmen entscheidend, unabhängig von ihrer Größe. In diesem Interview spricht Lars Kempa, Teamleiter CustomerCare und Consulting & Prokurist bei der IT-Easy GmbH über die Bedeutung von ERP-Systemen für kleine Unternehmen und warum sie eine wichtige Rolle bei der Optimierung von Prozessen spielen können.
Warum glauben viele Geschäftsführer und Entscheidungsträger, dass ein ERP-System nichts für sie ist?
Die Vorstellung, dass ERP-Systeme nur etwas für große Unternehmen sind, ist weit verbreitet. Dies liegt oft daran, dass der Begriff “ERP” mit großen Playern wie SAP assoziiert wird und das “E” in ERP für “Enterprise” steht. Es entsteht der Eindruck, dass diese Systeme nur für Großkonzerne geeignet sind. Das ist jedoch ein Missverständnis.
Zunächst einmal ist es wichtig zu betonen, dass es neben den großen ERP-Systemen auch zahlreiche kleinere Systeme gibt, die speziell für den Mittelstand, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oder sogar Kleinstunternehmen entwickelt wurden. Gerade in Deutschland gibt es diverse Systeme, die in vollem Umfang den europäischen Datenschutznormen entsprechen und für Unternehmen jeder Größe bezahlbar sind.
Gibt es spezielle Herausforderungen, denen sich kleine Unternehmen gegenübersehen, die kein ERP-System nutzen?
Ja, definitiv. Die Tatsache, dass die Digitalisierung in Deutschland noch viele Herausforderungen vor sich hat, zeigt sich meiner Meinung nach in der Arbeitsweise vieler kleinerer Betriebe. Gerade in Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern wurden im Laufe der Jahre Prozesse entwickelt und definiert, ohne dass man sich dessen wirklich bewusst ist. Ein Schlüsselbestandteil dieser Prozesse ist oft das Microsoft-Produkt Excel. Unzählige solcher Dateien, die auf vielfältige Weise miteinander verknüpft sind, ergeben am Ende so etwas wie ein ERP-System. Rechnungen werden in Word geschrieben, und die Rechnungsnummern werden in einer Excel-Datei verfolgt, um einen fortlaufenden Nummernkreis sicherzustellen. Falls es nicht Excel ist, wurde vielleicht vor Jahren etwas in Access programmiert, auf dem die aktuellen Firmenprozesse beruhen. In vielen Fällen sind die ursprünglichen “Schöpfer” dieser Excel-Strukturen oder Access-Programmierungen jedoch längst nicht mehr im Unternehmen tätig.
Was raten Sie kleinen Unternehmen, die bisher auf Excel und Word setzen?
Sollte sich ein Unternehmer in einer solchen Situation wiedererkennen, könnte es sinnvoll sein, sich mit der Idee eines ERP-Systems auseinanderzusetzen. Letztendlich verknüpft ein ERP-System die losen Enden Ihres Unternehmens: Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Zeiterfassung der Mitarbeiter, Buchhaltung und vieles mehr. All diese Bereiche eines Unternehmens beeinflussen sich teilweise gegenseitig. Und genau das ist es, was ein ERP-System auszeichnet: Es schafft Verbindungen zwischen Abteilungen und Geschäftsbereichen. Und gerade kleine Unternehmen benötigen diese Verbindungen genauso dringend wie große Konzerne, wenn nicht sogar mehr. Insbesondere in kleineren Betrieben kann der krankheitsbedingte Ausfall bestimmter Mitarbeiter zu einem echten Problem werden. Wenn kein standardisiertes System vorhanden ist, das klar regelt, wo Informationen zu finden sind und welche Prozesse automatisiert werden können, wird dieses Problem noch drängender. Hier können ERP-Systeme wirklich helfen!
Am Ende haben Tools wie Excel und Word in ihren jeweiligen Anwendungsbereichen sicherlich ihre Berechtigung. Es ist jedoch sinnvoll zu überlegen, ob diese Tools das softwarebasierte Rückgrat Ihres Unternehmens sein sollten oder ob ein speziell dafür entwickeltes System die bessere Wahl ist. Oder würden Sie einen Klempner Ihre Stromleitungen verlegen lassen?