Das Customer Relationship Management (CRM-Modul) der ERP-Software easyWinArt wurde um ein E-Mail-Archiv erweitert:
Alle aus easyWinArt verschickten E-Mails können inklusive aller an der jeweiligen E-Mail angehängten Dokumente automatisch archiviert werden!
Zur Aktivierung der neuen Funktionalitäten wurde die Mandanten-Konfiguration erweitert:
- E-Mails automatisch archivieren (E-Mail-Konfiguration)
- Die E-Mail-Archiv-Protokollierung ist löschbar (E-Mail-Konfiguration)
- Vordefinierte Lesebestätigung (E-Mail-Konfiguration)
- E-Mail-Anhänge automatisch verweisen (Register ‘Drucken-Belege’)
Das E-Mail Erfassungsformular, welches bei jedem E-Mail-Versand geöffnet wird (z.B. E-Mail-Button in der Druck-Auswahl), wurde um ein Lesebestätigungs-Häkchen erweitert und erlaubt im neuen Register ‘DMS-Parameter für Anhänge‘ die Erfassung einer DMS-Benennung, beliebiger Stichworte sowie ein- oder mehrerer DMS-Kategorien. Darüber hinaus können eine Adresse und ein Artikel zugewiesen werden. Je nach Menüfunktion, aus der die E-Mail verschickt wird, werden gewisse DMS-Parameter automatisch vorbelegt. Das E-Mail Erfassungsformular hat nach wie vor viele weitere Funktionalitäten, siehe z.B. 15.03.2012 E-Mail-Versand aus easyWinArt und 21.03.2012 To… Cc… Bcc… Optimierung des E-Mail-Versands.
Die neue Menüfunktion
- Mail-Archiv (MA) – Verwaltung aller archivierten E-Mails
dient der Anzeige aller aus easyWinArt verschickten E-Mails. Diverse Suchkriterien erlauben eine unkomplizierte und schnelle E-Mail-Recherche. Alle relevanten Daten sind übersichtlich dargestellt. Hat eine E-Mail eine zugewiesene Adresse oder einen zugewiesenen Artikel, so können diese per Mausklick in der Adress- oder Artikelverwaltung angezeigt werden. Wichtiger ist jedoch die Funktionalität, direkt aus dem Mail-Archiv den Datensatz in der Menüfunktion anzuzeigen, von dem die E-Mail verschickt wurde. Wird z.B. ein Angebot per E-Mail verschickt, so kann aus dem Mail-Archiv heraus direkt das Angebot aufgerufen werden.
Die Menüfunktionen ‘Vorgangs-Belege’, ‘Alle Adressen’, ‘Ansprechpartner’, ‘Artikel’ und ‘Service-Leitungen’ wurde jeweils um die Registerkarte ‘E-Mails des aktuellen Datensatzes‘ erweitert. Hier sehen Sie auf einen Blick in tabellarischer Form, welche E-Mails z.B. vom jeweiligen Angebot verschickt wurden. Auch hier gibt es natürlich die in easyWinArt übliche Doppelklick-Querverweis-Funktionalität.
Auch die neue Menüfunktion ‘Mail-Archiv’ hat, wie fast alle easyWinArt-Menüfunktionen, ein Register ‘Dokumenten-Management‘. Hier werden alle beim E-Mail-Versand an der E-Mail angehängten Dokumente angezeigt. Sie werden beim E-Mail-Versand automatisch in das easyWinArt-Dokumenten-Management (DMS-Archiv) gespeichert und mit dem Mail-Archiv-Datensatz verknüpft. Dabei werden auch die DMS-Parameter des E-Mail Erfassungsformulars inklusive der Kategorien mit übertragen.
Für Vorgangs-Belege gibt es noch eine Besonderheit: Wird der Mandanten-Konfigurations-Schalter ‘E-Mail-Anhänge automatisch verweisen‘ gesetzt, so werden z.B. beim E-Mail-Versand eines Angebotes alle E-Mail-Anhänge sowohl ins DMS-Archiv des Angebotes, als auch ins DMS-Archiv des Mail-Archiv-Eintrages abgelegt. Dabei werden die Anhang-Dateien nicht doppelt gespeichert, sondern nur doppelt verwiesen, jede Datei ist also physikalisch nur einmal vorhanden, aber mit beiden Datensätzen verknüpft.
E-Mail-Anhänge des Mail-Archivs können (im DMS-Archiv) nicht gelöscht und nicht verändert werden.
Die Mail-Archiv-Einträge selbst können nur dann gelöscht werden, wenn der Mandanten-Konfigurations-Schalter ‘Die E-Mail-Archiv-Protokollierung ist löschbar‘ gesetzt wurde und man ‘Alle E-Mails des verwiesenen Datensatzes‘ anzeigt. In diesem Falle werden auch die E-Mail-Anhänge mit gelöscht, sofern sie nicht mehrfach verwiesen sind.