Die Warenwirtschaft (WAWI-Modul) des ERP-Systems easyWinArt wurde um ein automatisiertes Mahnwesen für überfällige Kunden-Rechnungen erweitert.
Das Mahnwesen besteht aus nachfolgenden Menüfunktionen:
- MahnL → Mahnläufe → Verwaltung aller Mahnläufe
- Mahn → Mahnungen → Verwaltung aller Mahnungen
- MahnSt → Mahnstufen → Verwaltung aller Mahnstufen
Darüber hinaus wurden die Anwender-, Adress- und Belegverwaltung um Mahnwesen-Funktionalitäten erweitert.
Funktionsübersicht des automatisierten Mahnwesens:
- Die Basis für das Mahnwesen ist die Einstellung von üblicherweise 3 Mahnstufen. Für jede Mahnstufe können unterschiedliche Mahngebühren eingestellt werden. Die letzte Mahnstufe erhält üblicherweise das Kennzeichen ‘Liefersperre‘. Für die erste Mahnstufe werden Differenz-Tage zum ‘Fälligkeitsdatum plus Karenztage‘ für das Erzeugen der ersten Mahnung eingegeben. Für jede weitere Mahnstufe werden die Differenz-Tage zur ‘Aktivierungs-Datum der vorherigen Mahnstufe‘ eingegeben. Darüber hinaus hat jede Mahnstufe diverse Texte, die beim Drucken und E-Mail-Versenden benutzt werden. Diese Texte können in jeder erzeugten Mahnung vor dem Versenden geändert bzw. erweitert werden.
- Sinnvollerweise wird einmal pro Woche ein Mahnlauf durchgeführt über den Button ‘Neu’ der Menüfunktion ‘Mahnläufe’. Dadurch wird für alle Kunden, die überfällige und zur Mahnung anstehende Rechnungen haben, je eine Mahnung erstellt. Pro Mahnlauf und Kunde gibt es somit maximal eine Mahnung. Jede Mahnung enthält nicht nur eine, sondern alle überfälligen Rechnungen des jeweiligen Kunden. Für jeden Mahnlauf werden auch die Mahnbetrags- und Mahngebühren-Summen aller Mahnungen angezeigt.
- In jeder Mahnung werden alle überfälligen Rechnungen mit Mahnstufe, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, offenem Mahnbetrag und Mahngebühr aufgeführt. Die Einleitungs- und Schlusstexte werden entsprechend der höchsten Mahnstufe aller überfälligen Rechnungen voreingestellt und können verändert werden.
- In den Mahnläufen des automatisierten Mahnwesens werden Kunden-Mahnungen entsprechend der vordefinierten Regeln automatisch erzeugt. Sofern aufgrund dieser Regeln für einen Kunden, der überfällige Rechnungen hat, noch keine neue Mahnung fällig wird, kann dennoch über das Icon ‘Neue Mahnung hinzufügen‘ der Menüfunktion ‘Mahnläufe’ eine neue Mahnung mit um 1 hochgesetzten Mahnstufen erzwungen werden. Dasselbe geht auch über den Button ‘Neu’ der Menüfunktion ‘Mahnungen’.
- Eine Rechnung ist überfällig, wenn das Fälligkeitsdatum erreicht und um die Karenztage überschritten wird. Die erste Mahnung wird zu diesem Zeitpunkt allerdings noch nicht fällig, sondern erst nach Ablauf der Differenz-Tage der ersten Mahnstufe. Möchte man diese Regel für gewisse Kunden großzügiger gestalten, so können in der Adressverwaltung für diese Kunden ‘Zusätzliche Karenztage für die erste Mahnung‘ eingestellt werden.
- In der Menüfunktion ‘Mahnungen’ werden für jede Kunden-Mahnung alle überfälligen Rechnungen tabellarisch angezeigt. Durch einen Doppelklick auf eine dieser Tabellenzeilen kann die entsprechend verlinkte Rechnung sofort aufgerufen werden.
- Ein neuer Mahnlauf kann nur dann erstellt werden, wenn der vorherige Mahnlauf erledigt ist. Ein Mahnlauf ist erledigt, wenn alle zugehörigen Mahnungen verschickt wurden, per Druck, Fax oder E-Mail. Erledigte Mahnläufe bleiben inklusive aller Mahnungen und gemahnten Rechnungen in der Mahnungs-Historie erhalten. Im Register ‘Mahnungen‘ der Adressverwaltung wird die Mahnungs-Historie der jeweiligen Adresse angezeigt. Auch hier kann man durch einen Doppelklick direkt die entsprechende Mahnung öffnen.
- Über ‘Drucken‘ der Menüfunktion ‘Mahnungen’ können einzelne Mahnungen in der Vorschau angezeigt, ausgedruckt, sowie direkt per Fax oder E-Mail verschickt werden. Die geht auch für erledigte Mahnläufe der Mahnungs-Historie.
- Wählt man das Druckformular ‘Sammel-Mahnung‘, so können alle Mahnungen eines Mahnlaufes gleichzeitig gedruckt oder als Sammel-E-Mail gleichzeitig verschickt werden. Ein Sammel-Fax ist zurzeit noch nicht möglich.
- Alle per E-Mail oder Sammel-E-Mail verschickten Mahnungen werden automatisch im E-Mail-Archiv protokolliert und zusätzlich in der Menüfunktion ‘Mahnungen’ in einem eigenen Register angezeigt.
Das neue easyWinArt-Mahnwesen hat noch viele weitere Funktionalitäten, die hier nicht aufgeführt werden, da sie selbsterklärend sind.