Das schon im Basis-Modul 'Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen (Faktura)' des ERP-Systems easyWinArt enthaltene Dokumentenmanagement-System wurde um viele neue Funktionalitäten erweitert.
Hervorzuheben ist die neue Option, auch externe Dokumente aus dem Windows-Dateisystem im easyWinArt-DMS zu verwalten und mit beliebigen easyWinArt-Objekten zu verknüpfen, zum Beispiel mit Rechnungen, Adressen, Artikeln usw.
Die bisher verfügbaren internen Dokumente und die neuen externen Dokumente können und sollten auch gemischt benutzt werden.
Externe Dokumente sind besonders dann sinnvoll, wenn auf diese nicht nur aus easyWinArt heraus zugegriffen werden soll, sondern auch aus anderen Anwendungen. Zum Beispiel ist es mit den neuen Funktionalitäten möglich, eine Zeichnung an einen Artikel anzuhängen und diese Zeichnung für beliebige easyWinArt-Objekte zu nutzen und gleichzeitig über ein CAD-System zu verwalten und anzupassen.
Zur Nutzung der neuen DMS-Funktionalitäten wurde in der Mandanten-Konfiguration im Register 'Allgemeine DMS-Konfigurationen' drei neue Felder hinzugefügt:
- Externe Dokumente als Vorbelegung
- Interims-Dokumenten-Verzeichnis
- Automatisch generierte Dokumente im Interims-Dokumenten-Verzeichnis speichern
Es wurden nachfolgende neuen DMS-Funktionalitäten realisiert:
- Die Menüfunktion DMS wurde um das Feld 'Externes Dokument' erweitert. Dieses wird vorbelegt über die entsprechende Mandanten-Konfiguration.
- In den Registerkarten 'Dokumenten-Management' beliebiger Menüfunktionen gibt es ebenfalls das Feld 'Externes Dokument'.
- Wird das das Feld 'Externes Dokument' gesetzt, so werden alle per Drag & Drop aus dem Windows-Dateisystem ins easyWinArt-DMS importierten Dokumente als externe Dokumente verknüpft.
- In den Registerkarten 'Dokumenten-Management' beliebiger Menüfunktionen gibt es den Button 'Mehrfach-Verweis auf vorhandene Dokumente'. Der Mehrfach-Verweis ist sowohl für interne, als auch für externe Dokumente möglich.
- Die Menüfunktion DMS wurde um die Buttons 'Externes Dokument in internes umwandeln' und 'Verknüpfte Datei umbenennen' erweitert. Diese Buttons sind für interne Dokumente inaktiv.
Die Menüfunktion DMS wurde um nachfolgende Toolbar-Buttons erweitert:
- Physikalisch gelöschte Dokumente anzeigen
- Alle ausgewählten Dokumente ins Dateisystem verschieben und neu verknüpfen
- Alle Dokumente auswählen
- Alle Dokumente abwählen
- Alle ausgewählten Dokumente als Sammelexport ins Dateisystem exportieren
- Alle ausgewählten Dokumente als Email-Anhang versenden