Die ERP-Software easyWinArt wurde um einige neue Funktionalitäten bezüglich der Reports für den Ausdruck von Belegen und Kunden-Mahnungen erweitert.
In der Menü-Funktion ‘Vorgangs-Belege’ lassen sich jetzt mit dem Report ‘Sammel-Belegdruck in Kurzform‘ beliebige Belege in einer gekürzten Form ausdrucken, d.h. wie beim Report ‘Rechnung in Kurzform’ werden die Beleg-Einleitungs- und Schluss-Texte sowie die Positions-Langtexte und einige weitere Details nicht mit angedruckt.
Die Adressen-Menüfunktion wurde um die drei Reports ‘1. Mahnung‘, ‘2. Mahnung‘ und ‘3. Mahnung‘ erweitert. Wird die Verweis-Menüfunktion ‘Kunden-Mahnungen’ geöffnet, so werden dort alle Kunden angezeigt, zu denen noch nicht komplett bezahlte Rechnungen oder Gutschriften existieren. In er Registerkarte ‘Kontoauszug’ können diese Belege eingesehen werden. Bisher konnte ein Kontoauszug in Beleg- oder Stammwährung gedruckt und dem Kunden zugeschickt werden. Es wurden dort alle noch offenen Rechnungen und Gutschriften aufgeführt. Ab sofort können zusätzlich die oben genannten Mahnungen angedruckt werden. Diese sind offiziell mit dem Begriff ‘Zahlungserinnerung’ bzw. ‘Mahnung’ betitelt und enthalten in der Auflistung nur die überfälligen Rechnungen und Gutschriften.
Um diese neuen Reports als kleines Mahnwesen nutzen zu können, kann wie folgt verfahren werden. Zunächst gibt es in der Registerkarte ‘Kontoauszug’ die Möglichkeit, einen individuellen Text einzugeben, der auf dem Ausdruck mit angedruckt wird. Wenn die erste Mahnung erstellt wird, kann diese direkt auch im Dokumentenmanagementsystem archiviert werden, so dass diese an der Adresse hängt und somit in der Registerkarte ‘DMS’ eingesehen werden kann, welche Mahnungen man dem Kunden bereits zugeschickt hat und wie diese im pdf-Format aussehen. Zeitgleich kann diese Adresse mit einem Klick auf auf den Wecker in der Funktions-Toolbar auf Wiedervorlage gelegt werden, z.B. in einer Woche mit dem Hinweistext, dass die 2. Mahnung fällig ist. Somit erscheint pünktlich eine Woche später das Erinnerungsfenster. Mit einem Klick hat man dann gleich wieder die Adresse vor Augen, sieht bei Bedarf in der Registerkarte die ‘1. Mahnung’ und kann nun die 2. Mahnung drucken und auch wieder archivieren, anschließend eventuell eine erneute Wiedervorlage einstellen.