Ab dem Basis-Modul 'Auftragsbearbeitung und Faktura' wurde das ERP-System easyWinArt um eine neue Menüfunktion erweitert:
- KAM → Kontoauszugs-Manager → Verwaltung der Bankkonten-Auszüge
Den neuen Kontoauszugs-Manager finden Sie im Hauptmenü 'Finanzen'. Er ist abhängig von den 'Firmen-Bankverbindungen', d.h. beim Aufruf ms zunächst eine Bank ausgewählt werden, für die Kontoauszüge importiert werden sollen.
Das Import-Format für Kontoauszüge lautet: MT940-Swift.
Bevor Kontoauszüge nach easyWinArt importieren werden können, müssen diese erst aus einem Banking-Programm als Datei im MT940-Swift-Format exportiert werden. Diese MT940-Datei hat üblicherweise die Endung '.sta' und kann im Kontoauszugs-Manager über den Button 'Kontoauszüge importieren' eingelesen werden.
Als kostenlose Banking-Freeware empfehlen wir das Programm Hibiscus, eine Onlinebanking-Software, die den aktuellen HBCI-Standard via Chipkarte, Schlüsseldiskette und PIN/TAN unterstützt und alle Kontoauszüge im MT940-Swift-Format exportieren kann. Weitere Informationen zu Hibiscus finden Sie unter http://www.willuhn.de/.
Natürlich können Sie auch andere Onlinebanking-Programme wie StarMoney, Profi cash, SFirm u.a.m. einsetzen, sofern diese einen MT940-Swift-Export der Kontoauszüge unterstützen.
Für eine Firmen-Bankverbindung können erst dann Kontoauszüge nach easyWinArt importiert werden, wenn dort das neue Feld 'MT940-Swift-Kontenbezeichnung' hinterlegt wird. Beim Versuch, eine MT940-Swift-Datei einzulesen, ohne vorher das Feld 'MT940-Swift-Kontenbezeichnung' an der Firmen-Bankverbindung hinterlegt zu haben, erfolgt eine Fehlermeldung mit Angabe der zu hinterlegenden Kontenbezeichnung. Oft hat diese den Aufbau 'Bankleitzahl/KontonummerWährung', z.B. '30630000/22131171EUR'.
Durch die an der Firmen-Bankverbindung hinterlegte MT940-Swift-Kontenbezeichnung wird verhindert, dass versehentlich Kontoauszüge für die falsche Firmen-Bankverbindung importiert werden.
Im Kontoauszugs-Manager kann für jeden importierten Kontoauszug eine easyWinArt-Adresse zugewiesen werden. Dadurch wird der 'Empfänger oder Absender' des Kontoauszuges in das neue Feld 'Empfänger oder Absender in Kontoauszügen' des Registers 'Konzern' der Adressverwaltung übertragen. Aus diese Weise kann in nachfolgend importierten Kontoauszügen mit gleichem Empfänger oder Absender automatisch die richtige Adresse zugewiesen werden. Eine manuelle Zuweisung ist dann nicht mehr notwendig.
Zurzeit werden weitere Funktionalitäten für den neuen Kontoauszugs-Manager realisiert:
- Direkter Kontoauszugs-Import über den Hibiscus-Server ohne den Umweg über eine Export-Import-Datei
- Manuelle Verknüpfung von Kontoauszügen mit Zahlungen
- Automatische Verknüpfung von Kontoauszügen mit Zahlungen
- Automatisches Austragen von Zahlungen in Rechnungen, Gutschriften und Verbindlichkeiten