NEU >>> Vorab-Rechnungen und Vorab-Verbindlichkeiten

IT-Easy GmbH easyWinArt Update

Die Auftragsbearbeitung und WAWI der ERP-Software easyWinArt wurde um 4 neue, abgeleitete Beleg-Typen erweitert:

  • Fakturierte Aufträge
  • Vorab-Rechnungen
  • Fakturierte Bestellungen
  • Vorab-Verbindlichkeiten

Für den Beleg-Typ ‘Auftrag’ wurde ein neuer Toolbar-Button ‘Vorab-Rechnung erstellen‘ und für den Beleg-Typ ‘Bestellung’ wurde ein neuer Toolbar-Button ‘Vorab-Verbindlichkeit erstellen‘ realisiert.

Klickt man diesen Button an, so wird bei gesamt-offenen Aufträgen bzw. Bestellungen nach einer entsprechenden Sicherheitsabfrage automatisch eine Vorab-Rechnung bzw. Vorab-Verbindlichkeit erstellt. Der Ausgangs-Beleg wird als fakturiert gekennzeichnet und behält ansonsten seinen Belegstatus bei.

Im Register ‘Finanzbuchhaltung’ werden fakturierte Aufträge und Vorab-Rechnungen wechselseitig verwiesen. Über einen Button ‘Anzeigen’ kann direkt zwischen den beiden Belegen hin- und hergesprungen werden. Dasselbe gilt für Bestellungen und Vorab-Verbindlichkeiten.

Beim Erzeugen einer Vorab-Rechnung oder Vorab-Verbindlichkeit in Fremdwährung, erhält der entsprechende Ausgangsbeleg automatisch denselben Währungskurs und dieser wird fixiert. Verändert man dem Währungskurs der Vorab-Rechnung bzw. der Vorab-Verbindlichkeit, z.B. durch Änderung des Belegdatums, so wird diese Änderung automatisch in den entsprechenden Ausgangsbeleg übertragen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass im Falle nachträglicher Ein- und Ausgangs-Lieferungen der Lager-Durchschnittspreis automatisch mit den jeweils gültigen Währungskursen errechnet wird.

Wird ein vorab-fakturierter Auftrag nachträglich in mehreren Schritten teilgeliefert oder in einem Schritt komplett geliefert, so werden automatisch die entsprechenden Positionen des Lieferungs-Beleges mit den zugehörigen Vorab-Rechnungs-Positionen verknüpft und der Lieferungs-Beleg erhält automatisch den entsprechenden Status, z.B. ‘Gesamt-Fakturiert’. Dasselbe gilt für Bestellungen und Vorab-Verbindlichkeiten.

Unabhängig von der Möglichkeit, mit Vorab-Rechnungen und Vorab-Verbindlichkeiten zu arbeiten, kann natürlich auch mit A’Konto-Rechnungen bzw. A’Konto-Verbindlichkeiten gearbeitet werden und beide Geschäftsprozesse können auch kombiniert werden.

Dies soll an einem Verkaufs-Fallbeispiel erläutert werden:

Es wird ein Kundenauftrag bestätigt, mit den Zahlungsbedingungen ‘50% A’Konto vorab und 50 % nach Beschaffung der Zukaufteile und mit Beginn der Fertigung‘. Der Ablauf sieht wie folgt aus:

  • 1. Beleg sofort: Anlegen des Auftrages und verschicken der Auftragsbestätigung.
  • 2. Beleg nach 2 Tagen: Ableiten einer A’Konto-Rechnung über 30% aus dem Auftrag. Der Auftrag hat dann den Vermerk ‘A’Konto-Rechnung vorhanden‘.
  • 3. Beleg nach 4 Wochen: Generieren einer Vorab-Rechnung über den Gesamtbetrag mit Abzug der A’Konto-Rechnung. Der Auftrag wird dadurch zum fakturierten Auftrag.
  • 4. Beleg nach 7 Wochen: Pushen einer erste Teil-Lieferung. Sie wird automatisch mit der Vorab-Rechnung und dem fakturierten Auftrag verknüpft und erhält den Status ‘Gesamt-Fakturiert’.
  • 5. Beleg nach 9 Wochen: Pushen der Rest-Lieferung. Sie wird ebenfalls automatisch mit der Vorab-Rechnung und dem fakturierten Auftrag verknüpft und erhält auch den Status ‘Gesamt-Fakturiert’.

Ein weiteres Fallbeispiel soll den Einkauf erläutern:

Es wird eine Auslandsbestellung in Fremdwährung USD mit der Zahlungsbedingung ‘Vorab-Rechnung bei Verschiffung‘ getätigt. Der Ablauf sieht wie folgt aus:

  • 1. Beleg sofort: Anlegen und verschicken der Bestellung in Fremdwährung USD.
  • 2. Beleg nach 2 Wochen: Generieren der Vorab-Verbindlichkeit. Die Bestellung bekommt dann den fixierten Währungskurs der Vorab-Verbindlichkeit und wird zur fakturierten Bestellung.
  • 3. Beleg nach 6 Wochen: Pushen einer Eingangs-Lieferung aus der Bestellung. Sie wird automatisch mit der Vorab-Verbindlichkeit und der fakturierten Bestellung verknüpft und erhält den Status ‘Gesamt-Fakturiert’. Bei entsprechender Mandantenkonfiguration erfolgt eine automatische Lagerbuchung mit den auf Stammwährung EUR umgerechneten Warenwerten, basierend auf dem Währungskurs der Vorab-Verbindlichkeit.