Für alle Module der ERP-Software easyWinArt, Auftragsbearbeitung und Bestellwesen, CRM, WAWI-Warenwirtschaft und PPS-System, wurde eine Unter-Mandanten-Funktionalität für die Finanzbuchhaltung bereitgestellt.
Das ERP-System easyWinArt ist von Beginn an mehrmandantenfähig. Für jede rechtlich eigenständige Firma kann ein separater Mandant mit eigenen SQL-Server-Datenbanken angelegt werden. Darüber hinaus können auch Test- und Entwicklungs-Mandanten erstellt werden. Alle Mandanten sind vollständig getrennt. Die Lizenzierung erfolgt jedoch mandantenübergreifend, d.h. die maximale Anzahl der gleichzeitigen easyWinArt-Anwender kann dynamisch auf beliebige Mandanten verteilt werden.
Über die beschriebene Mandanten-Funktionalität hinaus gibt es bisweilen die Anforderung, für mehrere rechtlich eigenständige Firmen gemeinsame Daten zu verwalten. Die Kunden und Lieferanten, der Artikelstamm, das Lager usw. sollen für alle rechtlich eigenständigen Firmen nur einmal vorhanden sein und gemeinsam benutzt werden. Für diese Anforderung wurde die Unter-Mandanten-Funktionalität realisiert.
Die Unter-Mandanten-Funktionalität kann nur benutzt werden, wenn vorher der Konfigurations-Schalter ‘Fibu-Unter-Mandanten aktivieren‘ im Register ‘Finanzbuchhaltung‘ der Mandanten-Konfiguration gesetzt wird.
Im Rahmen der Unter-Mandanten-Funktionalität gibt es zwei weitere Optionen:
- Konfigurations-Schalter ‘Fibu-Unter-Mandant ist Pflichtfeld‘
Wird dieser Schalter gesetzt, so muss für jeden Beleg ein Fibu-Unter-Mandant zugewiesen werden und es gibt keine bevorzugte rechtlich eigenständige Firma.
Wird dieser Schalter nicht gesetzt, so ist die in der Menüfunktion ‘Verwaltung → System-Konfigurationen → Firmendaten‘ definierte rechtlich eigenständige Firma der bevorzugte Fibu-Unter-Mandant, der immer dann gültig ist, wenn im Beleg kein Fibu-Unter-Mandant zugewiesen wurde. - Konfigurations-Schalter ‘Fibu-Unter-Mandanten haben eigene Nummernkreise‘
Wird dieser Schalter gesetzt, so hat jeder Fibu-Unter-Mandant einen eigenen Rechnungs- und Gutschrift-Nummernkreis. Weiterhin haben diese eigenen Nummernkreise auch die Optionen ‘Lücken füllen‘ und ‘Jedes Jahr neu‘. Rechnungen und Gutschriften eines Fibu-Unter-Mandanten können auch denselben Nummernkreis haben.
Die Fibu-Unter-Mandanten werden über die neue Menüfunktion ‘Verwaltung → FIBU-Konfigurationen → Unter-Mandanten‘ eingestellt und verwaltet.
In der Belegverwaltung können alle vorab eingestellten Fibu-Unter-Mandanten zugewiesen werden. Sofern ein Beleg nicht gesperrt ist, kann ein zugewiesener Fibu-Unter-Mandant auch nachträglich geändert werden. Bei entsprechender Konfiguration ändert sich dann auch die Rechnungs- bzw. Gutschrift-Nummer.
WICHTIG:
Die Kontenrahmen der Finanzbuchhaltung sowie alle Debitoren- und Kreditoren-Nummern aller Fibu-Unter-Mandanten müssen übereinstimmen. Nur dann ist eine automatisierte DATEV- bzw. SYSKA-Fibu-Übergabe möglich. Die DATEV-Schnittstelle für Unter-Mandanten wird in Kürze realisiert.