Das Erweiterungs-Modul 'CRM' der ERP-Software easyWinArt wurde um ein neues zusammenfassendes Verwaltungsfenster für Wiedervorlagen erweitert.
In easyWinArt können 5 Typen von Wiedervorlagen eingestellt werden:
- Allgemeine Wiedervorlagen (mit nahezu beliebigen Objekten verknüpfbar, z.B. Adresse, Artikel, Beleg)
- Wiedervorlagedatum an einer Service-Leistung
- Wiedervorlagedatum an einem Service-Ticket
- Wiedervorlagedatum an einer CRM-Aktivität
- Wiedervorlagen für überfällige Rechnungen (Mahnungen)
Die Wiedervorlagen für überfällige Rechnungen werden für alle Anwender mit dem Berechtigungs-Kennzeichen 'Mahnungs-Wiedervorlage' automatisch eingestellt.
Bisher wird für jede Wiedervorlage ein eigenes kleines Fenster angezeigt. Dies kann bei zu vielen gleichzeitig fälligen Wiedervorlagen unübersichtlich und chaotisch wirken. Daher steht jetzt als Alternative ein zusammenfassendes Fenster, der sogenannte Wiedervorlagen-Sammler, zur Verfügung. Darin werden alle fälligen Wiedervorlagen gemeinsam tabellarisch angezeigt. Informativ zeigt die Tabelle den Wiedervorlage-Termin, die Priorität, den Firmennamen, den Ansprechpartner, den Kurztext und den Typ der Wiedervorlage an. Eine Sortierung nach einer beliebigen dieser Spalten ist möglich. Ungelesene Einträge werden fett hervorgehoben, und normal dargestellt, sobald ein Eintrag markiert wird und somit als gelesen gilt. Nach einem easyWinArt-Neustart werden verbliebene Einträge wieder als ungelesen markiert.
Das Wiedervorlagen-Fenster erscheint automatisch, sobald für mindestens eine Wiedervorlage im easyWinArt der Wiedervorlage-Termin erreicht wird. Das Wiedervorlagen-Fenster ist immer im Vordergrund (TopMost). Sind bereits beim Start von easyWinArt Termine überfällig, so wird das Fenster direkt angezeigt. Jede Minute erfolgt eine Prüfung, ob sich an den Wiedervorlagen im easyWinArt etwas geändert hat. Ist das Fenster geöffnet, so wird die Tabelle der Wiedervorlagen in ihm aktualisiert, es werden also Einträge hinzugefügt, entfernt oder inhaltlich aktualisiert. Ist das Fenster minimiert, so wird es bei einer neu hinzugefügten Wiedervorlage automatisch geöffnet und in den Vordergrund geholt. Möchte man durch ein Öffnen des Fensters nicht gestört werden, so kann es über die Schließen-Funktion in den Tray-Bereich neben der Windows-Uhr versteckt werden, ein Tray-Icon als 'Wecker' wird dann angezeigt. Bei einer neuen Wiedervorlage wird dies über einen Baloon-Tip an diesem Tray-Icon angezeigt. Ein Klick auf diesen Baloon-Tip oder den Wecker öffnet das Wiedervorlagen-Fenster wieder. Ein weiterer Klick auf den Wecker versteckt das Fenster, sofern es offen ist, oder bringt es in den Vordergrund, wenn es sich hinter anderen Fenstern befindet bzw. keinen Fokus hat.
Werden alle fälligen Wiedervorlagen im easyWinArt selbst erledigt, gelöscht oder in die Zukunft gesetzt, so wird as im Tray befindliche unsichtbare Fenster komplett beendet und das Icon verschwindet. Gleiches passiert mit einem geöffneten leeren Fenster, wenn man es schließt.
Das Fenster selbst kann über einen Button 'Aktualisieren' jederzeit auf den neusten Stand gebracht werden, so dass man nicht bis zu einer Minute warten muss.
In der Statusleiste wird der Zeitpunkt der letzten Aktualisierung angezeigt.
Die Fensterposition und –größe kann über einen weiteren Button abgespeichert werden.
Darunter werden Kurztext und Langtext der gerade markierten Wiedervorlage angezeigt. Diese können mit Hilfe der Buttons 'Ändern', 'Speichern', 'Abbrechen' bearbeitet werden.
Über den Button 'Erledigen' kann eine Wiedervorlage erledigt werden, so dass diese nicht mehr erscheint.
Hat man keine Zeit, eine Wiedervorlage zu bearbeiten, so kann ein beliebiger Zeitpunkt für einen erneuten Wiedervorlage-Termin eingestellt werden, so dass diese Wiedervorlage dann erst wieder erscheint. Eine schnelle Auswahl von in 10 und 30 Minuten, in 1, 2, 4 und 6 Stunden, 1, 2 und 4 Tagen, 1 und 2 Wochen oder in einem Monat ist ebenso möglich.
Schließlich lassen sich noch die Objekte anzeigen, an die mit den jeweiligen Wiedervorlagen erinnert werden soll. Sofern möglich und sinnvoll, kann auch die zugehörige Adresse oder der Ansprechpartner angezeigt werden.
Über ein neues Häkchen in der Anwender-Verwaltung kann zwischen dem neuen Wiedervorlagen-Fenster und der alten Mehr-Fenster-Logik gewechselt werden. Voreingestellt ist das neue Wiedervorlagen-Fenster. Zusätzlich kann durch das Häkchen 'Jede neue Wiedervorlage anzeigen' entschieden werden, ob jede neue Wiedervorlage zu einem Öffnen des neuen Wiedervorlagen-Anzeigefenster führt, damit man keine Wiedervorlage verpasst.
In Kürze wird das Wiedervorlagen-Fenster um weitere Funktionen ergänzt und verfeinert.