Die ERP-Software easyWinArt wurde um ein neues Modul 'Miete' für die Vermietung von Mietobjekten erweitert.
Mit dem Vermiet-Modul kann easyWinArt dazu verwendet werden, die Vermietung von Objekten (Maschinen, Fahrzeuge, Boote usw.) zu organisieren und die dazugehörigen Geschäftsprozesse effizient abzubilden. Dafür wurde easyWinArt in der Artikelverwaltung, den Vorgangs-Belegen, den Positionen sowie um weitere 7 Menüfunktionen ergänzt.
Neue Menüfunktionen:
- Miet-Objekt-Status
- Miet-Tage-Modelle
- Miet-Ausgabe-Rückgabe-Modelle
- Mietartikel-Preise
- Mietobjekte
- Mietobjekt-Preise
- Mietobjekt-Kosten
Mietobjekte
Die konkret vermietbaren Objekte (z.B. Maschinen oder Fahrzeuge) werden in easyWinArt Mietobjekte genannt und in einer eigenen Menüfunktion „Mietobjekte“ verwaltet. Dort werden Mietobjekte angelegt und mittels mehrerer Felder (Mietobjekt-Nr., Geräte-Nr., Bezeichnung, Produktgruppe, usw.) spezifiziert. Für die Preisgestaltung können beliebig viele Preise angegeben werden, unter Angabe von Preis pro Zeiteinheit und Anzahl der Zeiteinheiten, z.B.: 15€ pro Tag, 13€ pro Tag ab 4 Tagen, 50€ pro Woche, 45€ pro Woche ab 3 Wochen, usw. Zeiteinheiten können beliebig eingestellt werden, in der Regel werden Stunden, Tage, Wochen oder Monate verwendet.
Sofern neben dem normalen Tagesgeschäft weitere Kosten für ein Mietobjekt anfallen, können beliebig viele davon unter Angabe von Kostenart, Datum, Bemerkung und Betrag gespeichert werden. Diese können im Rahmen einer Kosten- und Leistungsrechnung verwendet werden, um den wirtschaftlichen Nutzen eines Mietobjektes genau zu bestimmen.
Jedes aktive (sich im Dienst befindliche) Mietobjekt hat einen Miet-Status, welcher „Verfügbar“, „Reserviert“ oder „Vermietet“ sein kann. Verfügbare Objekte lassen sich beliebig verplanen, während reservierte Geräte für einen oder mehrere Zeiträume zur Vermietung vorgemerkt sind. Vermietete Geräte sind derzeit nicht im eigenen Besitz, sondern befinden sich beim Kunden. Eine Status-Übersicht am Mietobjekt zeigt tabellarisch alle zukünftigen oder derzeit laufenden Reservierungen und Vermietungen auf. Diese lässt sich so umschalten, dass auch die historischen Daten eingesehen werden können, wann also eine Vermietung an wen stattgefunden hat. Aus dieser Übersicht kann direkt der zuständige Mietvorgang geöffnet werden. Nicht aktive Geräte können als inaktiv, in Reparatur, Verkauft, Verschrottet, o.ä. eingestellt werden.
Für die Abrechnung der Miete können am Mietobjekt verschiedene Modelle eingestellt werden. Das Miet-Tage-Modell entscheidet, welche Tage abgerechnet werden und unterscheidet dafür Arbeitstage, Werktage und Kalendertage. Während mit Kalendertagen generell alle Tage berechnet werden, gelten als Werktage die Tage Montag bis Samstag ohne Feiertage und als Arbeitstage die Tage Montag bis Freitag ohne Feiertage. Die Feiertage werden für das Bundesland des eigenen Firmensitzes automatisch berechnet. Zusätzlich stehen Modelle für die Ausgabe und Rückgabe zur Verfügung. So kann bestimmt werden, ob diese Tage berechnet werden, auch abhängig von der Uhrzeit der jeweiligen Ausgabe oder Rückgabe eines Mietobjektes.
Mietobjekte werden grundsätzlich über eine obergeordnete Einteilung gruppiert, dem sogenannten Mietartikel. Dabei wird ein Artikel aus der Artikel-Verwaltung verwendet, welcher das spezielle Kennzeichen „Mietartikel“ trägt. Jedem Mietobjekt muss genau ein Mietartikel zugewiesen sein und zu jedem Mietartikel können beliebig viele Mietobjekte zugewiesen werden. Neben der Gruppierungsfunktion dient der Mietartikel dazu, Preise und Modelle übergeordnet zu pflegen, so dass die Notwendigkeit entfällt, diese mehrfach zu verwalten, obwohl mehrere Mitobjekte mit denselben Eigenschaften auch zu denselben Konditionen vermietet werden. So kann z.B. der Mietartikel „Mercedes Sprinter 311 3,5t“ angelegt werden mit den Mietobjekten „NE-VM 201“, „NE-VM 202“, „NE-VM 203“ usw., welche die konkreten Fahrzeuge darstellen. Da die Fahrzeuge für den Kunden gleichwertig sind, können alle preislichen Konditionen am Mietartikel zentral für alle 311er Sprinter gepflegt werden.
Mietartikel
Um Mietobjekte gruppieren und Konditionen zentral pflegen zu können, stehen in der Artikel-Verwaltung spezielle Artikel mit dem Kennzeichen „Miet-Artikel“ zur Verfügung. Neben diesem Kennzeichen können Preise und Modelle nach dem gleichen Schema wie bei den Mietobjekten angegeben werden. Jedem Mietobjekt muss genau ein obergeordneter Miet-Artikel zugeordnet sein. Sofern preisliche Konditionen oder Modelle am Mietobjekt fehlen, werden die entsprechenden Werte vom obergeordneten Miet-Artikel verwendet. Zusätzlich lassen sich alle untergeordneten Mietobjekte des Miet-Artikels mit einem Klick öffnen.
Miet-Belege
In der Beleg-Verwaltung stehen für die Vermietung 6 neue Beleg-Typen bereit, mit eigenen Bezeichnungen und Icons: Miet-Angebot, Miet-Auftrag, Miet-Lieferung, Miet-Rechnung, Miet-Gutschrift und Miet-A'Konto-Rechnung. Mit diesen Belegen können die Miet-Prozesse abgegrenzt vom normalen Verkaufsgeschäft verwaltet werden. Grundsätzlich ist es aber auch möglich, Mietobjekte in Verkaufsbelegen zu vermieten. Am Beleg selbst kann der geplante Zeitraum der Vermietung eingegeben werden, so dass dies nicht zwingend pro Position erfolgen muss. Zusätzlich kann die Vermietung oder die Rückgabe aller Mietobjekte des Beleges ausgeführt werden. Wird in einem Beleg eine neue Position eingefügt und dabei ein Miet-Artikel bzw. ein Mietobjekt ausgewählt, so wird diese als Miet-Position behandelt.
Das Miet-Angebot hat den Zweck, einen Kunden oder Interessenten über die Kosten einer möglichen Vermietung und den gewünschten Miet-Zeitraum zu informieren. Der dabei angegebene geplante Zeitraum ist nicht bindend, so dass ggf. in dieser Zeit kein Objekt zur Verfügung steht, wenn alle Mietobjekte von anderen Kunden ausgeliehen werden. In Miet-Angeboten ist die Angabe eines konkreten Miet-Objektes nicht erforderlich, es genügt bereits ein Miet-Artikel, denn oft ist es für den Kunden nicht relevant, welches Mietobjekt er erhält, wenn diese für ihn gleichwertig sind.
Wird ein Miet-Auftrag angelegt, so gelten die enthaltenen Mietobjekte für den jeweils an der Miet-Position eingegebenen geplanten Zeitraum als verbindlich reserviert. Dem Kunden kann eine entsprechende Auftragsbestätigung gedruckt werden, so dass er über die zukünftige Vermietung schriftlich informiert ist.
Die Miet-Lieferung ist für die tatsächliche Abwicklung des Vermiet-Prozesses zuständig, kann aber auch zur Reservierung von Mietobjekten dienen. Sie enthält den Zeitpunkt des Beginns der Vermietung und auch den Zeitpunkt der Rückgabe. Auch der Rücklieferungs-Beleg wird aus der Lieferung heraus ausgegeben.
Mit der Miet-Rechnung werden dem Kunden die Kosten fakturiert. Diese unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von einer gewöhnlichen Rechnung. Ähnlich verhält es sich bei der A 'Konto-Rechnung und der Gutschrift, welche die Standard-Funktionen bieten.
Miet-Positionen
Die Menüfunktion der Vorgangs-Positionen wurde um die für die Vermietung relevanten Funktionen erweitert. Bei der Auswahl von Miet-Artikel bzw. Mietobjekt werden die Modelle aus den Stammdaten übernommen, können hier aber angepasst werden. Sobald ein Geplant-Zeitraum angegeben ist, wird aus den Stammdaten des ausgewählten Mietobjekts und seines Miet-Artikels eine passende Zeiteinheit sowie der passende Preis ermittelt, diese werden in die Felder Menge und Mengeneinheit eingefügt. Dabei werden die Dauer des Zeitraums sowie das Miet-Tage-Modell und der Kalender berücksichtigt. Wird z.B. 23.10.2017 – 26.10.2017 (d.h. Dauer ist 4 Tage) eingegeben, so wird möglichst ein Preis mit der Mengeneinheit „Tage“ und eine passende Staffelung (4-Tages-Preis, 3-Tages-Preis, etc.) gewählt. Gibt es weder am Mietobjekt noch am Miet-Artikel Preise mit der Mengeneinheit Tag, so wird die nächstsinnvollste Mengeneinheit bestimmt usw. Die Menge wiederum richtet sich nach dem Miet-Tage-Modell, den Ausgabe- und Rückgabe-Modellen, den angegebenen Daten und Uhrzeiten sowie der im ersten Schritt bestimmten Mengeneinheit.
Der Geplant-Zeitraum der Lieferung reserviert ein Mietobjekt und kann prinzipiell statt des Miet-Auftrags für Reservierungen verwendet werden. Ist die Miet-Position tatsächlich mit einer Miet-Auftrags-Position verknüpft, so sind die Geplant-Daten des Auftrags nicht mehr relevant und die Lieferung übernimmt diese Reservier-Funktion.
Ab der Miet-Lieferung ist neben dem geplanten Zeitraum auch ein Vermiet-Zeitraum bestimmbar. Sobald ein Vermietet-von-Datum eingegeben wird, ist das Geplant-von-Datum der Lieferung nicht mehr relevant. Liegt das Vermietet-von-Datum in der Zukunft, so gilt das Mietobjekt als reserviert bis zum Geplant-bis-Datum. Wird das Vermietet-von-Datum erreicht bzw. überschritten, so ist das Gerät vermietet. Bleibt das Vermietet-bis-Datum leer, so gibt das Geplant-bis-Datum das Miet-Ende vor. Ein eingegebenes und erreichtes bzw. überschrittenes Vermietet-bis-Datum bestimmt ein Mietobjekt als zurückgegeben. Das verleihen und Zurückgeben eines Mietobjektes kann auch schnell und komfortabel über zwei Buttons getätigt werden. Bei der Rückgabe von Mietobjekten wird eine Rückgabe-Nummer mitgeführt. Diese dient dazu, bei Rückgaben zu mehreren Zeitpunkten die Reihenfolge und Zugehörigkeit der Positionen zu bestimmen. Sie wird entsprechend auf die Rücklieferscheine aufgedruckt, so dass mehrere Rücklieferungen eines Vermiet-Vorgangs sinnvoll nummeriert sind.